Pourquoi utiliser les actions rapides (Quick Steps) dans Outlook 365 ?
Maîtriser les actions rapides : la gestion des e-mails peut rapidement devenir chronophage, surtout lorsque vous recevez des dizaines, voire des centaines de messages par jour. Outlook 365 propose une fonctionnalité souvent sous-estimée mais redoutable pour la productivité : les Actions rapides (ou Quick Steps). Contrairement aux règles de messagerie qui s’exécutent automatiquement en arrière-plan à la réception d’un e-mail, les actions rapides sont déclenchées manuellement par l’utilisateur. Elles permettent d’exécuter une série de tâches prédéfinies en un seul clic, réduisant ainsi drastiquement le nombre de manipulations requises pour traiter un message.
Exemples d’actions rapides indispensables pour votre quotidien
Voici quelques exemples concrets d’actions rapides qui peuvent transformer votre façon de gérer votre boîte de réception :
- Transférer et classer : Vous recevez souvent des e-mails que vous devez transférer à un collaborateur spécifique avant de les classer dans un dossier dédié ? Une action rapide peut faire les deux (transférer et déplacer) instantanément.
- Transformer en tâche : Transformez un e-mail en tâche avec une date d’échéance spécifique et déplacez l’e-mail d’origine vers vos archives.
- Répondre avec un modèle et archiver : Si vous répondez fréquemment la même chose (par exemple, pour confirmer la réception d’un document), créez une action rapide qui ouvre une réponse contenant votre texte type, ajoute les destinataires en copie si nécessaire, et archive le message d’origine une fois envoyé.
- Déléguer et suivre : Transférez le message à un membre de l’équipe, marquez-le d’un indicateur de suivi pour la semaine prochaine et classez-le dans un dossier « Délégation ».
Tutoriel : Comment configurer une action rapide sur mesure ?
La création d’une action rapide est très intuitive. Voici la marche à suivre pas à pas :
- Ouvrez Outlook 365 et assurez-vous d’être dans l’onglet Accueil.
- Dans le ruban, repérez la section Actions rapides. Cliquez sur l’icône en forme d’éclair ou sur le menu déroulant pour sélectionner Nouvelle action rapide > Personnalisée…
- Donnez un nom explicite à votre action (ex: « Transférer à Compta + Archiver »).
- Dans la section Actions, choisissez la première action à effectuer (ex: Transférer). Configurez les options (destinataire).
- Cliquez sur Ajouter une action pour définir la deuxième étape (ex: Déplacer vers le dossier). Sélectionnez le dossier cible.
- Optionnel mais recommandé : attribuez un raccourci clavier (ex: Ctrl+Maj+1) pour exécuter l’action encore plus vite sans utiliser la souris.
- Cliquez sur Terminer.
L’impact sur votre productivité
Mettre en place des actions rapides demande un léger investissement en temps au départ pour analyser ses propres processus. Cependant, le retour sur investissement est immédiat. En économisant quelques clics par e-mail, ce sont des heures entières que vous récupérez chaque mois. Vous réduisez également la fatigue décisionnelle : le processus de traitement est standardisé, ce qui vous permet de garder votre énergie mentale pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
N’hésitez pas à auditer régulièrement votre façon de traiter vos e-mails : toute série d’actions répétée plus de trois fois par jour mérite son action rapide dédiée !