Distraire l’attention : le véritable coût du spam
Gérer les e-mails indésirables : le spam (ou courrier indésirable) et le « bac à sable » des e-mails (les newsletters, offres promotionnelles) ne sont pas seulement gênants ; ils fragmentent votre attention. Si votre boîte principale n’est pas rigoureusement filtrée, vous risquez de manquer des e-mails cruciaux. Outlook 365 propose plusieurs couches de défense.
Le filtre de courrier indésirable
C’est la première ligne de défense, souvent gérée en grande partie par le serveur Microsoft 365, mais vous avez votre mot à dire.
- Bloquer un expéditeur : Sélectionnez l’e-mail spam, allez dans le ruban, cliquez sur Courrier indésirable > Bloquer l’expéditeur. Tous les futurs e-mails de cette adresse iront directement dans le dossier Courrier indésirable.
- Alerte de phishing : Microsoft analyse les liens suspects. Si un bandeau rouge apparaît en haut d’un e-mail, ne cliquez sur rien ! Utilisez le bouton Signaler le message (si votre entreprise l’a activé) pour aider le système à s’améliorer.
Le Courrier Pêle-mêle (Clutter) et la Boîte Prioritaire
Il faut distinguer le spam (malveillant ou non sollicité) du « pêle-mêle » (des e-mails légitimes, comme des newsletters ou des alertes automatisées, mais qui ne sont pas urgents).
Historiquement, Outlook utilisait le dossier Pêle-mêle (Clutter) pour séparer ces e-mails. Aujourd’hui, la méthode recommandée est la Boîte de réception Prioritaire (Focused Inbox). Elle sépare visuellement votre boîte en deux onglets : Prioritaire et Autres.
Entraîner l’intelligence artificielle d’Outlook
La Boîte Prioritaire utilise l’apprentissage automatique (Machine Learning). Elle observe les e-mails que vous ouvrez systématiquement, ceux auxquels vous répondez, et ceux que vous supprimez sans lire.
Vous devez l’aider à apprendre :
- Si un e-mail important atterrit dans « Autres », faites un clic droit dessus et choisissez Déplacer vers Prioritaire (ou Toujours déplacer vers Prioritaire pour cet expéditeur).
- Si une newsletter encombre « Prioritaire », faites un clic droit et choisissez Toujours déplacer vers Autres.
Après une ou deux semaines d’entraînement régulier, Outlook classera parfaitement 99% de vos e-mails.