Quand utiliser l’e-mail et quand utiliser le chat ?
L’intégration d’Outlook 365 : avec l’avènement de Microsoft Teams, beaucoup se sont demandé si Outlook allait disparaître. La réponse est non. Outlook et Teams sont complémentaires. L’e-mail (Outlook) est l’outil idéal pour la communication externe, les messages longs, formels, et asynchrones. Teams est parfait pour la communication interne rapide, les boucles de rétroaction courtes et la collaboration sur des documents.
La productivité ultime réside dans la maîtrise de la bascule entre ces deux outils.
Partager vers Teams depuis Outlook
Vous recevez un e-mail d’un client contenant un brief de projet complexe et vous souhaitez en discuter rapidement avec votre équipe avant de répondre.
Plutôt que de transférer l’e-mail (ce qui encombre les boîtes de tout le monde), sélectionnez l’e-mail et cliquez sur le bouton Partager dans Teams dans le ruban d’Outlook. Vous pourrez choisir le canal Teams approprié ou une conversation privée. L’e-mail apparaîtra sous forme de belle carte dans Teams, prêt à être commenté et discuté en direct par votre équipe.
Créer des réunions Teams d’un clic
C’est la fonctionnalité la plus utilisée : la création de réunions virtuelles. Dans votre calendrier Outlook, au lieu de cliquer sur « Nouveau rendez-vous », cliquez sur Nouvelle réunion Teams.
Outlook insère automatiquement un lien de connexion unique pour la visioconférence dans le corps du message, ainsi que les numéros de téléphone pour ceux qui doivent rejoindre par appel audio classique. Vous n’avez plus rien à configurer.
Le statut de présence unifié
La pastille de couleur (vert, rouge, jaune, etc.) que vous voyez à côté de la photo d’un contact dans Outlook est synchronisée avec Teams. Si votre collègue est en appel vidéo sur Teams, sa pastille dans Outlook sera rouge (« En appel »). Cela vous permet de savoir instantanément s’il est judicieux de l’appeler ou s’il vaut mieux lui envoyer un e-mail.
Conclusion : L’intégration d’Outlook 365
Arrêtez de voir Outlook et Teams comme des concurrents. Utilisez le bouton « Partager dans Teams » pour transformer un e-mail figé en une discussion collaborative vivante, et réservez Outlook pour les communications officielles et la planification de votre temps.