L’automatisation sans être développeur
Vous effectuez souvent les mêmes actions répétitives sur vos e-mails ? Par exemple : vous recevez un compte rendu, vous devez le transférer à votre manager, classer l’e-mail original dans le dossier « Archives », et marquer la conversation comme « Lue ». Cela prend 4 ou 5 clics. Les Actions rapides (Quick Steps) d’Outlook 365 vous permettent de regrouper toutes ces actions en un seul bouton.
Où se trouvent les Quick Steps ?
Dans l’onglet Accueil du ruban, vous verrez un grand bloc carré au milieu nommé « Actions rapides » (Quick Steps). Outlook vous y propose déjà quelques boutons par défaut comme « Déplacer vers : ? » ou « Au responsable ». Mais la véritable puissance réside dans la création de vos propres macros.
Créer sa propre macro en 1 minute
Imaginons le cas d’usage décrit plus haut (Transférer + Archiver + Marquer lu) :
- Dans le bloc Actions rapides, cliquez sur la petite flèche dans le coin inférieur droit pour ouvrir le gestionnaire, ou cliquez sur Créer (Create New).
- Donnez un nom explicite à votre bouton : « Transfert Manager + Archive ».
- Choisissez une Action (Étape 1) : Dans la liste déroulante, sélectionnez « Transférer ». Une zone apparaît pour taper l’adresse e-mail de votre manager.
- Cliquez sur Ajouter une action.
- Action (Étape 2) : Sélectionnez « Déplacer vers le dossier ». Choisissez votre dossier d’archives.
- Cliquez sur Ajouter une action.
- Action (Étape 3) : Sélectionnez « Marquer comme lu ».
- Astuce de Power User : Tout en bas, vous pouvez même assigner un raccourci clavier (de Ctrl+Maj+1 à Ctrl+Maj+9) à ce bouton !
- Cliquez sur Terminer.
Le résultat au quotidien
Demain, vous recevez le compte rendu. Au lieu de cliquer sur Transférer, de taper l’adresse, d’envoyer, de faire glisser l’e-mail dans le dossier, puis de faire un clic droit « Marquer comme lu », il vous suffit de sélectionner l’e-mail et d’appuyer sur Ctrl+Maj+1. C’est fait. Gain de temps : 15 secondes. Fait 20 fois par jour, l’économie est monumentale.
Autres exemples d’Actions rapides redoutables
- Terminer et Nettoyer : Marquer l’e-mail avec une coche verte (Tâche terminée) + Déplacer dans les archives.
- Pour information (Copie) : Transférer l’e-mail à l’équipe commerciale avec un texte standard « Pour info, merci. » + Supprimer l’original de votre boîte de réception.
- Nouvelle Réunion VIP : Créer automatiquement une demande de réunion avec un groupe de contacts pré-rempli et une salle de réunion habituelle.
Conclusion : Actions rapides
Les Actions rapides sont le niveau ultime de l’utilisateur standard d’Outlook. Elles ne requièrent aucune compétence en code VBA, mais offrent une automatisation digne des meilleurs assistants de direction.