Le contexte du chef de projet
Créer un tableau de bord : dans la gestion de projet moderne, le chef de projet doit jongler avec une quantité massive de données issues de multiples collaborateurs : statuts des tâches, responsables, échéances, taux d’avancement et niveaux de priorité. Historiquement, croiser ces informations exigeait des formules complexes basées sur la combinaison INDEX/EQUIV ou des RECHERCHEV rigides. Avec Excel 365, les fonctions dynamiques comme RECHERCHEX (XLOOKUP) et FILTRE (FILTER) révolutionnent la création de tableaux de bord interactifs.
Étape 1 : Structurer la base de données source (Tableau structuré)
La première règle d’or consiste à convertir la liste de vos tâches en un véritable Tableau structuré (Ctrl + L ou Ctrl + T). Nommez ce tableau Tbl_Taches. Il contiendra les colonnes suivantes : ID_Tache, Nom_Tache, Responsable, Statut (Non démarré, En cours, Terminé, Bloqué), Priorité, et Date_Echeance.
Étape 2 : Utiliser FILTRE pour isoler les tâches critiques en temps réel
Imaginons que vous souhaitiez afficher sur un onglet « Tableau de bord » uniquement les tâches dont le statut est « Bloqué » ou dont la priorité est « Haute », sans avoir à appliquer de filtres manuels.
Insérez la formule suivante dans votre cellule de synthèse :
=FILTRE(Tbl_Taches[Nom_Tache]:Tbl_Taches[Date_Echeance]; (Tbl_Taches[Statut]="Bloqué") + (Tbl_Taches[Priorité]="Haute"); "Aucune tâche critique")Grâce au moteur de tableaux dynamiques d’Excel 365, le résultat se propage (Spill) automatiquement sur les cellules adjacentes. Si une nouvelle tâche passe en « Bloqué » dans l’onglet source, le tableau de bord se met à jour instantanément.
Étape 3 : Extraire les détails du responsable avec RECHERCHEX
Pour afficher la photo ou les coordonnées exactes du responsable de la tâche sélectionnée dans le tableau de bord, RECHERCHEX remplace avantageusement VLOOKUP en cherchant vers la gauche ou la droite sans risquer d’erreur de décalage de colonne :
=RECHERCHEX(B5; Tbl_Taches[ID_Tache]; Tbl_Taches[Responsable]; "Responsable inconnu"; 0)Bénéfices pour la gestion de projet
- Gain de temps : Plus aucun rafraîchissement manuel de filtres lors des réunions de statut.
- Zéro erreur : Les formules dynamiques s’étendent automatiquement lors de l’ajout de nouvelles lignes dans le projet.
- Lisibilité accrue : Le management accède directement à une vue synthétique des risques sans être noyé dans la masse des données brutes.
Conclusion : Créer un tableau de bord
La combinaison de RECHERCHEX et FILTRE dans Excel 365 transforme une simple feuille de calcul en un véritable mini-outil de Business Intelligence dédié au suivi de vos projets.
Pour aller plus loin : Créer un tableau de bord
- Cas d'usage 2 : Automatiser la génération d'un diagramme de Gantt dynamique sous Excel 365
- Cas d'usage 3 : Suivi des jalons et calcul des retards avec LET et LAMBDA dans Excel 365
- Cas d'usage 4 : Consolidation automatique de budgets multi-projets avec Power Query (Excel 365)
- Cas d'usage 5 : Pilotage financier de projet par la Valeur Acquise (EVM) sur Excel 365