Cas d’usage 4 : Consolidation automatique de budgets multi-projets avec Power Query (Excel 365)

La problématique de la consolidation budgétaire

Consolidation automatique de budgets : dans un portefeuille de projets (PPM), chaque chef de projet remplit mensuellement son propre fichier Excel avec le suivi des dépenses (Achats, Prestations externes, Frais de personnel). Pour le PMO ou le Directeur de Projet, consolider 15 fichiers Excel reçus par e-mail en un seul rapport global représente des heures de copier-coller fastidieux et risqué.

La solution Power Query intégrée à Excel 365

Power Query est l’outil ETL (Extract, Transform, Load) natif d’Excel 365. Il permet de connecter Excel à un dossier contenant tous les fichiers projets et d’automatiser leur fusion en un seul clic.

Procédure étape par étape

1. Organiser le dossier source

Stockez tous les fichiers Excel de suivi budgétaire des chefs de projet dans un dossier OneDrive ou SharePoint partagé (ex: /Budgets_Projets_2026/). Veillez à ce que tous les fichiers partagent la même structure de colonnes.

2. Créer la requête d’importation de dossier

1. Dans votre fichier de synthèse Excel 365, allez dans Données > Obtenir des données > À partir d’un fichier > À partir d’un dossier.
2. Sélectionnez le chemin du dossier SharePoint/OneDrive.
3. Power Query affiche la liste de tous les fichiers détectés. Cliquez sur Combiner > Combiner et transformer les données.

3. Nettoyer et transformer les données

Dans l’éditeur Power Query :

• Supprimez les lignes vides et les en-têtes répétés.
• Convertissez les types de données (ex: Date en type Date, Montant en type Nombre décimal).
• Ajoutez une colonne personnalisée pour extraire automatiquement le nom du projet à partir du nom de fichier.

4. Charger le résultat dans Excel

Cliquez sur Fermer et charger dans. Power Query génère un tableau consolidé propre sur votre feuille Excel.

Actualisation en un clic

Le mois suivant, lorsque les chefs de projet déposent leurs nouveaux fichiers mis à jour dans le dossier partagé, ouvrez votre tableau de bord et cliquez simplement sur Données > Actualiser tout (ou Alt + F5). L’ensemble du rapport financier de votre portefeuille se met à jour en moins de 5 secondes.

Conclusion : Consolidation automatique de budgets

L’utilisation de Power Query pour la consolidation budgétaire élimine 100% des erreurs manuelles d’assemblage et permet au PMO de se concentrer sur l’analyse des écarts plutôt que sur la manipulation de données.

Pour aller plus loin : Consolidation automatique de budgets

• Cas d'usage 5 : Pilotage financier de projet par la Valeur Acquise (EVM) sur Excel 365
• Cas d'usage 6 : Gestion de la matrice des risques et registre RACI dynamique sur Excel 365
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