Qu’est-ce que la Gestion Documentaire Qualité ?
La gestion documentaire qualité (GDQ) désigne l’ensemble des processus et systèmes permettant de créer, approuver, diffuser, mettre à jour, archiver et contrôler les documents qui constituent le Système de Management de la Qualité (SMQ) d’une organisation. Elle est l’une des exigences fondamentales de la norme ISO 9001:2015 et de la plupart des référentiels sectoriels (IATF 16949, AS9100, ISO 13485).
Les 4 Catégories de Documents Qualité
- Le Manuel Qualité : Document stratégique décrivant la politique qualité, les objectifs et le périmètre du SMQ.
- Les Procédures : Déscrivent « comment » réaliser les processus clés. Elles fixent les responsabilités, les étapes et les critères d’acceptation.
- Les Instructions de Travail : Niveau opérationnel précis, elles guident les opérateurs pas à pas dans la réalisation d’une tâche spécifique.
- Les Enregistrements Qualité : Preuves objectives de la conformité : rapports d’audit, PV de réception, rapports de non-conformité.
Les 5 Principes Fondamentaux de la GDQ
- Contrôle des versions : Chaque document doit avoir un numéro de version clair. Les anciennes versions doivent être retirées de la circulation pour éviter l’utilisation de documents obsolètes.
- Circuit d’approbation : Tout document qualité doit être validé par une personne habilitée avant diffusion.
- Accessibilité au bon moment : Les documents doivent être disponibles là où et quand on en a besoin.
- Lisibilité et mise à jour régulière : Les documents obsolètes ou illisibles créent des risques qualité et sécurité.
- Durée de conservation des enregistrements : Définie selon les exigences légales, réglementaires et client.
Conclusion
Une gestion documentaire qualité rigoureuse est la colonne vertébrale de tout système qualité efficace. Elle garantit que chaque collaborateur dispose de la bonne information, au bon moment, dans la bonne version, pour réaliser son travail avec le niveau de qualité attendu.
Pour aller plus loin : Gestion Documentaire Qualité
- L'Audit Interne Qualité : Planifier, Conduire et Valoriser ses Audits
- Les Indicateurs Qualité (KQI) : Piloter sa Performance Qualité par les Données
- Mesurer et Améliorer la Satisfaction Client : NPS, CSAT et CES en Pratique
- La Value Stream Mapping (VSM) : Cartographier et Optimiser sa Chaîne de Valeur