Arrêtez de chercher vos outils préférés
Personnaliser le ruban : le ruban d’Outlook 365 (la large bande de boutons en haut de la fenêtre) est extrêmement riche, mais il contient probablement 80% de fonctions que vous n’utilisez jamais, tandis que les 20% que vous utilisez en permanence sont parfois cachées dans des sous-menus. La productivité passe par la personnalisation de son environnement de travail.
La Barre d’outils Accès rapide (Quick Access Toolbar)
Située tout en haut à gauche (ou juste en dessous du ruban selon votre affichage), c’est l’endroit idéal pour vos commandes « réflexes ». Par défaut, elle contient Envoyer/Recevoir ou Annuler.
Comment l’enrichir ? Faites un clic droit sur n’importe quel bouton que vous utilisez souvent dans le ruban (ex: « Nettoyer la conversation » ou « Nouvelle réunion ») et sélectionnez Ajouter à la barre d’outils Accès rapide.
L’astuce de pro : Les commandes placées dans cette barre sont automatiquement associées à un raccourci clavier : Alt + 1, Alt + 2, etc., selon leur position de gauche à droite.
Personnaliser le ruban
Vous pouvez aller encore plus loin en créant votre propre onglet dans le ruban.
- Faites un clic droit sur une zone vide du ruban et choisissez Personnaliser le ruban.
- Dans la colonne de droite, cliquez sur Nouvel onglet. Nommez-le (ex: « Mes Outils Favoris »).
- À l’intérieur de cet onglet, créez un « Nouveau groupe ».
- Maintenant, utilisez la colonne de gauche (qui liste toutes les commandes existantes dans Outlook) pour glisser vos boutons préférés vers votre nouveau groupe.
Réduire le ruban pour gagner de la place
Si vous travaillez sur un ordinateur portable avec un petit écran, le ruban classique occupe trop d’espace vertical. Utilisez l’affichage Ruban simplifié (disponible via une petite flèche en bas à droite du ruban). Il condense les fonctions principales sur une seule ligne fine, laissant plus de place pour la lecture de vos e-mails.
Conclusion
Outlook ne doit pas vous imposer sa façon de travailler. Prenez 15 minutes pour adapter son interface à vos propres processus. Un outil personnalisé est un outil qui se fait oublier au profit de votre efficacité.