Ne laissez plus rien passer entre les mailles du filet
Utiliser les indicateurs de suivi : les e-mails nécessitent souvent un suivi : attendre une validation, relancer un fournisseur, lire un document long quand vous aurez le temps. Le système des indicateurs de suivi (drapeaux) d’Outlook 365 est conçu pour vous aider à marquer visuellement ces éléments et à programmer des rappels.
Comment mettre un drapeau rouge (Indicateur rapide) ?
C’est l’action la plus basique. Dans votre liste de messages, survolez un e-mail et cliquez sur l’icône de drapeau semi-transparente qui apparaît à droite (ou appuyez sur la touche Inser). Le drapeau devient rouge vif. Cet e-mail est maintenant marqué pour un suivi « Aujourd’hui ».
Aller plus loin : Les indicateurs personnalisés
Le problème du drapeau rouge simple, c’est qu’il ne donne aucune information sur quand vous devez effectuer l’action. Pour être productif, faites un clic droit sur le drapeau. Un menu apparaît :
- Aujourd’hui
- Demain
- Cette semaine
- La semaine prochaine
- Personnalisé… (Le plus important !)
En choisissant Personnalisé, vous pouvez définir une date de début, une date d’échéance et surtout, ajouter un rappel. Outlook fera alors apparaître une notification pop-up à l’heure convenue, comme pour une réunion.
Le suivi pour les destinataires
Vous envoyez un e-mail très important et vous voulez être sûr que le destinataire s’en occupe ? Vous pouvez ajouter un indicateur pour lui !
Lors de la rédaction de l’e-mail, cliquez sur Assurer un suivi dans le ruban, puis Personnalisé. Cochez la case Indicateur pour les destinataires. Vous pouvez même configurer un rappel qui s’affichera sur l’écran de votre destinataire (attention à l’utiliser avec parcimonie pour ne pas l’agacer !).
Où retrouver tous ses e-mails marqués ?
Vos e-mails avec indicateurs se retrouvent automatiquement dans l’application Microsoft To Do (dans la liste « Courrier avec indicateur »). Dans Outlook, vous pouvez également utiliser le volet de droite « Tâches » ou créer un dossier de recherche dédié aux e-mails marqués.