La danse de la planification
Utiliser les sondages intégrés : Organiser une réunion avec cinq personnes extérieures à votre entreprise (dont vous ne voyez pas les calendriers) ressemble souvent à un cauchemar logistique : « Mardi 10h ne va pas pour Paul, que pensez-vous de mercredi 14h ? Ah, Sylvie est en congé… ».
Pour mettre fin à ces chaînes d’e-mails interminables, Doodle a longtemps été la solution reine. Mais Microsoft propose désormais un outil natif intégré directement dans Outlook : FindTime (aussi connu sous le nom de Planification de sondage).
Comment créer un sondage de planification ?
La fonctionnalité est intégrée aux versions récentes d’Outlook 365 (via le bouton « Planifier un sondage » ou l’extension FindTime) :
- Ouvrez un nouvel e-mail ou répondez à un fil de discussion.
- Ajoutez toutes les personnes requises dans le champ À et les personnes optionnelles dans le champ Cc.
- Dans le ruban, cliquez sur Planifier un sondage (ou New Meeting Poll si vous avez l’icône FindTime).
- Un panneau latéral s’ouvre. Il analyse *votre* calendrier pour ne proposer que les créneaux où vous êtes libre.
- Sélectionnez 3 ou 4 options de dates et d’heures.
- Cliquez sur Insérer dans le courrier.
L’expérience pour les destinataires
Outlook insère un joli tableau récapitulatif dans votre e-mail, avec un lien pour voter. Les destinataires cliquent sur le lien et arrivent sur une page web sécurisée (pas besoin d’avoir un compte Microsoft). Ils indiquent « Oui », « Non », ou « Préféré » pour chaque créneau proposé.
L’automatisation ultime
La magie de FindTime réside dans ce qui se passe après :
- Les créneaux que vous avez proposés sont bloqués de manière « Provisoire » (Tentative) dans votre propre calendrier, pour éviter que vous ne soyez doublement booké entre-temps.
- Dès que tous les participants obligatoires ont voté et qu’un créneau commun est trouvé, Outlook envoie automatiquement l’invitation finale à tout le monde et supprime les autres créneaux provisoires de votre agenda.
Conclusion : Utiliser les sondages intégrés
Utiliser les sondages intégrés transforme un processus frustrant et manuel en une expérience fluide, automatisée et hautement professionnelle vis-à-vis de vos clients ou partenaires externes.