La sécurité à l’ère numérique
Gérer les e-mails chiffrés : Envoyer un mot de passe, un numéro de carte bancaire, des données médicales ou un contrat hautement confidentiel dans un e-mail classique équivaut à écrire ces informations sur une carte postale : n’importe qui sur le chemin postal peut la lire. Pour les données sensibles, l’utilisation du chiffrement n’est pas un luxe, c’est une nécessité légale (notamment avec le RGPD).
Outlook 365 (associé à un abonnement d’entreprise adéquat) propose des fonctionnalités de chiffrement robustes et simples d’utilisation.
Comment chiffrer un e-mail ?
La protection d’un e-mail se fait au moment de la rédaction :
- Ouvrez un nouveau message.
- Allez dans l’onglet Options.
- Cliquez sur le bouton Chiffrer (qui peut parfois s’appeler Autorisation ou avoir une icône de cadenas).
Vous aurez alors le choix entre plusieurs niveaux de sécurité définis par votre organisation. Les plus courants sont :
- Chiffrer uniquement (Encrypt-Only) : Le message est brouillé et ne peut être lu que par le destinataire prévu. S’il est intercepté, il est illisible.
- Ne pas transférer (Do Not Forward) : Le message est chiffré, et le destinataire n’aura techniquement pas la possibilité de cliquer sur « Transférer », ni de l’imprimer, ni de copier le texte.
- Confidentiel (Interne uniquement) : Le message ne pourra être ouvert que par les personnes travaillant dans votre propre entreprise.
Que voit le destinataire ?
Si le destinataire utilise également Outlook 365 ou Outlook.com, l’expérience est transparente : il ouvre l’e-mail normalement, mais une petite mention lui indique que le contenu est chiffré ou restreint.
S’il utilise un autre service (comme Gmail, Yahoo, ou un vieux logiciel), il recevra un e-mail lui indiquant qu’il a reçu un message protégé. Il devra cliquer sur un lien sécurisé, et s’authentifier (via un code à usage unique envoyé sur son adresse, ou via son compte Google) pour pouvoir lire le message sur une page web sécurisée hébergée par Microsoft.
Les règles de protection automatique (DLP)
Sachez que dans de nombreuses entreprises, la sécurité est automatisée (Data Loss Prevention). Si vous tapez un numéro de carte de crédit ou un numéro de sécurité sociale dans un e-mail, Outlook peut automatiquement chiffrer le message ou vous bloquer l’envoi, selon les règles définies par votre administrateur.
Conclusion : Gérer les e-mails chiffrés
Ne prenez aucun risque avec les données sensibles. L’outil de chiffrement d’Outlook 365 est devenu si simple à utiliser qu’il n’y a plus d’excuse pour envoyer des informations confidentielles « en clair » sur internet.