« Une image vaut mille mots »
Insérer rapidement des captures : dans le monde de l’entreprise, essayer d’expliquer un problème informatique (« J’ai un message d’erreur rouge quand je clique sur le troisième bouton en haut à gauche ») par du texte est inefficace. Une capture d’écran règle le problème en une seconde. Historiquement, cela impliquait d’appuyer sur la touche Impr-écran, d’ouvrir Paint, de coller, d’enregistrer le fichier, puis de l’attacher à l’e-mail. Outlook 365 rend cela obsolète.
L’outil Capture d’écran intégré à Outlook
Microsoft a intégré un outil de capture très puissant directement dans la fenêtre de rédaction des e-mails.
- Ouvrez un nouvel e-mail.
- Placez votre curseur dans le corps du texte, là où vous souhaitez insérer l’image.
- Dans le ruban, allez dans l’onglet Insertion et cliquez sur Capture d’écran (icône en forme d’appareil photo).
- Un menu déroulant s’ouvre, vous montrant des miniatures de toutes les fenêtres actuellement ouvertes sur votre ordinateur (Word, votre navigateur web, votre logiciel métier).
- Cliquez sur l’une de ces miniatures, et bam ! L’image complète de la fenêtre est insérée dans l’e-mail.
La capture d’une zone précise (Screen Clipping)
Souvent, vous ne voulez pas montrer tout votre écran (qui pourrait contenir des informations confidentielles en arrière-plan), mais juste une zone précise.
Dans ce même menu Capture d’écran, tout en bas, cliquez sur Capture d’écran… (ou Screen Clipping). La fenêtre de votre e-mail se minimisera, l’écran deviendra légèrement gris, et votre curseur se transformera en croix. Cliquez et glissez pour dessiner un rectangle autour de l’erreur ou du graphique que vous voulez montrer. Dès que vous relâchez le clic, cette zone spécifique est collée dans votre e-mail.
Les alternatives Windows
Si vous préférez utiliser les raccourcis système, n’oubliez pas le formidable outil natif de Windows 10/11 : Touche Windows + Maj + S. Cela gèle l’écran, vous permet de capturer une zone qui est copiée dans le presse-papiers, puis vous n’avez plus qu’à faire Ctrl+V directement dans votre e-mail Outlook.
Conclusion : Insérer rapidement des captures
Prenez le réflexe de la communication visuelle. Au lieu de taper trois paragraphes d’explications laborieuses, insérez une capture d’écran, utilisez les outils d’image pour y dessiner une flèche rouge si nécessaire, et gagnez un temps précieux pour vous et votre lecteur.