De la lecture à l’action
Créer une liste de tâches : la boîte de réception n’est pas une to-do list. C’est un lieu de transit. Pourtant, de nombreux utilisateurs laissent des centaines d’e-mails dans leur boîte principale, espérant se souvenir qu’ils doivent « faire quelque chose » à ce sujet plus tard. Transformer formellement un e-mail en Tâche est la base d’une organisation saine.
La méthode du Glisser-Déposer (Rappel)
Comme évoqué dans l’article sur le Drag and Drop, la méthode la plus directe est de cliquer sur l’e-mail dans votre liste et de le glisser sur l’icône Tâches (la petite encoche en bas à gauche de l’écran).
Outlook va créer une nouvelle tâche. L’objet de l’e-mail deviendra le titre de la tâche, et le corps de l’e-mail sera copié dans la description. Vous pouvez ensuite définir une date d’échéance et archiver l’e-mail d’origine.
L’intégration moderne : Microsoft To Do
Si vous utilisez l’application Microsoft To Do (sur votre téléphone ou sur le web), qui remplace progressivement l’ancien module Tâches d’Outlook, l’intégration est encore plus magique.
- Dans Outlook, marquez simplement un e-mail avec un drapeau rouge (Indicateur de suivi).
- Ouvrez votre application Microsoft To Do.
- Dans le menu de gauche, regardez la liste intelligente nommée Courrier avec indicateur (Flagged email).
Votre e-mail s’y trouve déjà ! C’est devenu une tâche à part entière. Vous pouvez la renommer (sans changer l’objet de l’e-mail d’origine), lui ajouter des sous-étapes (steps), et la glisser dans votre liste « Ma journée ». Si vous cliquez sur la tâche dans To Do, vous aurez même un lien direct « Ouvrir dans Outlook » pour retrouver le contexte instantanément.
Créer une tâche via OneNote
Pour les utilisateurs avancés qui documentent leurs projets dans OneNote, le pont est tout aussi simple :
- Dans Outlook, sélectionnez l’e-mail.
- Dans le ruban (onglet Accueil), cliquez sur Envoyer à OneNote.
- L’e-mail est copié dans votre bloc-notes. Dans OneNote, vous pouvez placer votre curseur à côté d’une phrase de l’e-mail, et cliquer sur Tâche Outlook (l’icône de drapeau rouge) dans le ruban OneNote.
Conclusion : Créer une liste de tâches
Un e-mail contient souvent plusieurs actions cachées. Apprenez à extraire l’information de l’e-mail (la « pâte ») pour la transformer en Tâche (le « muscle »), puis archivez le message. C’est le chemin le plus court vers le Inbox Zero.