La bonne signature pour le bon rôle
Gérer les signatures : si vous utilisez Outlook pour gérer plusieurs comptes (comme vu dans notre article sur la gestion pro/perso), ou si vous portez « plusieurs casquettes » au sein de la même entreprise (par exemple, vous répondez parfois en votre nom propre, et parfois au nom du service générique « Support Client »), vous ne pouvez pas utiliser la même signature partout.
Associer une signature à un compte e-mail spécifique
Outlook gère brillamment cette complexité, à condition de bien le paramétrer :
- Allez dans Fichier > Options > Courrier, puis cliquez sur Signatures…
- Commencez par créer toutes vos signatures via le bouton « Nouveau » (ex: « Signature Perso », « Signature Pro », « Signature Support »).
- Maintenant, regardez en haut à droite, dans la section « Choisir la signature par défaut ».
- Dans la première liste déroulante nommée Compte de messagerie, sélectionnez votre adresse professionnelle (jean.dupont@entreprise.com).
- Juste en dessous, attribuez-lui la « Signature Pro » pour les nouveaux messages et les réponses.
- Ensuite, retournez sur la liste déroulante Compte de messagerie, et choisissez cette fois votre adresse personnelle (jean@gmail.com).
- Attribuez-lui la « Signature Perso ».
- Cliquez sur OK.
Le changement à la volée
Grâce à ce réglage, Outlook insérera automatiquement la bonne signature en fonction du compte utilisé pour envoyer l’e-mail.
Mais que faire si vous n’avez qu’un seul compte, mais plusieurs « rôles » ? Par exemple, vous voulez parfois signer avec le logo de votre filiale française, et parfois avec le logo du groupe international.
Ouvrez un nouvel e-mail. Votre signature par défaut apparaît. Dans le ruban de la fenêtre de rédaction (onglet Message), cliquez sur l’icône Une signature. Un menu déroulant listera toutes les signatures que vous avez créées à l’étape 2. Cliquez sur « Signature Groupe International » : la signature actuelle est effacée et remplacée instantanément par la nouvelle.
Une astuce pour les réponses rapides
Si vous répondez à un e-mail directement depuis le volet de lecture (sans ouvrir de nouvelle fenêtre), vous n’avez pas toujours le ruban visible. Pas de panique : faites simplement un clic droit directement sur la signature existante dans le corps de votre message. Le menu de sélection des signatures apparaîtra immédiatement sous votre curseur !
Conclusion : Gérer les signatures
Créer un portefeuille de signatures (Complète, Courte, Interne, Anglaise, Support) et savoir basculer de l’une à l’autre en un clic est la marque d’un communicant agile, capable de s’adapter à chaque interlocuteur.