Utiliser Approvals : une demande de validation envoyée par mail se perd dans une boîte de réception surchargée, une approbation orale donnée en réunion n’est tracée nulle part, et un document qui circule pour signature entre cinq personnes prend souvent plusieurs jours à revenir. Ces frictions, banales en apparence, ralentissent concrètement l’avancement d’un projet et créent des zones d’ombre sur qui a validé quoi et quand. L’application Approvals, intégrée nativement à Microsoft Teams, structure ce processus en le rendant visible, traçable et rapide à exécuter depuis le canal ou le chat où l’équipe travaille déjà. Voici comment l’exploiter concrètement pour fluidifier les circuits de décision de votre projet.
Créer une demande d’approbation en quelques clics
L’application Approvals est accessible depuis la barre latérale de Teams, ou directement depuis l’icône « + » dans une conversation ou un canal. Pour créer une nouvelle demande, vous définissez un titre explicite, une description du contexte, la liste des approbateurs, et éventuellement les pièces jointes nécessaires à la décision — un devis, un cahier des charges, une maquette. Vous pouvez choisir entre une approbation « en série », où chaque approbateur valide l’un après l’autre dans un ordre défini, ou une approbation « en parallèle », où tous les approbateurs sont sollicités simultanément, ce qui accélère considérablement le délai de traitement lorsque l’ordre de validation n’a pas d’importance.
Une fois la demande envoyée, chaque approbateur reçoit une notification Teams avec un aperçu direct de la demande et deux boutons d’action — approuver ou rejeter — accessibles sans ouvrir d’autre application. Il peut également ajouter un commentaire justifiant sa décision, ce qui enrichit la traçabilité par rapport à une simple validation orale. Pour un chef de projet, cela signifie qu’une demande de validation de budget complémentaire ou de changement de périmètre peut être lancée en moins de deux minutes, avec un suivi de statut consultable à tout moment dans l’onglet « Approvals ».
Suivre l’état des demandes et relancer sans friction
L’onglet « Historique » de l’application Approvals liste l’ensemble des demandes envoyées et reçues, avec leur statut en cours — en attente, approuvé, rejeté — et permet de filtrer par période ou par approbateur. Cette vue centralisée remplace avantageusement le suivi manuel dans un fichier Excel ou la recherche fastidieuse d’un mail égaré, particulièrement utile lors d’un audit ou d’une revue de projet où il faut justifier rapidement qui a validé une décision clé.
Lorsqu’une demande reste en attente au-delà d’un délai raisonnable, une relance directe depuis l’application permet de renvoyer une notification à l’approbateur concerné sans recréer toute la demande. Pour les décisions particulièrement urgentes, combinez la demande d’approbation avec un message direct dans le canal ou en conversation privée précisant l’échéance attendue — l’application seule ne remplace pas la communication humaine sur la priorité relative d’une demande parmi les nombreuses sollicitations que reçoit un approbateur chaque jour.
Automatiser des chaînes de validation complexes avec Power Automate
Pour les processus de validation récurrents et structurés, comme la validation d’une note de frais, d’une demande d’achat ou d’un changement de périmètre projet, la combinaison entre Approvals et Power Automate permet de construire des circuits conditionnels sophistiqués. Un flux peut par exemple router automatiquement la demande vers un approbateur différent selon le montant engagé — le manager direct pour un montant inférieur à 5 000 euros, le directeur financier au-delà — sans que le demandeur ait besoin de connaître lui-même la règle de délégation en vigueur.
Une fois la demande approuvée, le même flux peut déclencher automatiquement l’étape suivante : mise à jour d’une liste SharePoint de suivi budgétaire, notification au service comptable, ou création d’une tâche dans Planner pour la personne devant exécuter l’action validée. Cette automatisation de bout en bout transforme un processus qui prenait auparavant plusieurs jours d’échanges par mail en un enchaînement fluide de quelques heures, tout en garantissant qu’aucune étape n’est oubliée par erreur humaine.
Cas d’usage concrets par type de décision projet
Pour la validation de livrables, un chef de projet peut créer une demande d’approbation attachant directement le document final, avec les relecteurs métier et le sponsor en approbateurs, formalisant ainsi le jalon de recette sans réunion dédiée si le document ne soulève pas de désaccord majeur. Pour la gestion des changements de périmètre, chaque demande de modification peut passer par une approbation formelle avant intégration au planning, créant un historique consultable en cas de contestation ultérieure sur le périmètre initial du projet.
Pour les demandes de congés ou d’absence au sein de l’équipe projet, une approbation simple permet au chef de projet d’anticiper les indisponibilités sans dépendre du système RH parfois disjoint du planning opérationnel. Pour les demandes d’accès à des outils ou environnements sensibles, une chaîne d’approbation associant le responsable sécurité garantit qu’aucun accès n’est octroyé sans validation tracée, un point souvent exigé dans les projets soumis à des contraintes de conformité.
Bonnes pratiques et pièges à éviter
La première bonne pratique consiste à rédiger des titres et descriptions de demande suffisamment explicites pour qu’un approbateur puisse décider sans contexte supplémentaire : « Validation devis prestataire X — 12 000 euros — remplacement serveur » informe bien mieux qu’un simple « Validation budget ». La deuxième consiste à limiter le nombre d’approbateurs au strict nécessaire : une demande envoyée à sept personnes en parallèle dilue la responsabilité et ralentit paradoxalement la décision, chacun pensant qu’un autre approbateur va trancher en premier.
Le piège le plus fréquent consiste à utiliser Approvals pour des décisions qui nécessitent en réalité une discussion, pas un simple accord binaire — un changement de périmètre complexe mérite un échange avant la demande formelle, pas une approbation lancée à froid sans contexte préalable. Enfin, n’oubliez pas que l’historique des approbations n’est conservé que tant que le compte de l’utilisateur qui a créé la demande reste actif dans le tenant ; pour les décisions nécessitant un archivage réglementaire de long terme, exportez régulièrement l’historique ou couplez le processus à un système documentaire pérenne.
Approvals ne prétend pas remplacer un système de gestion documentaire ou de contrôle interne complet, mais pour l’immense majorité des décisions courantes d’un projet, il apporte une rapidité et une traçabilité que le mail ou la validation orale ne peuvent pas offrir. En structurant vos circuits de validation autour de cet outil, vous réduisez les délais de décision tout en construisant un historique fiable, consultable à tout moment sans recherche fastidieuse.