Étendre les pouvoirs de votre messagerie
Gérer les compléments : Outlook 365 est déjà un logiciel extrêmement complet, mais il ne peut pas tout faire. Chaque entreprise utilise d’autres logiciels (Zoom, Trello, Salesforce, Asana, etc.). Au lieu de copier-coller des informations entre Outlook et ces outils, vous pouvez utiliser des Compléments (Add-ins) pour créer des ponts directs.
Où trouver et installer les compléments ?
Microsoft a simplifié le processus avec une boutique intégrée :
- Dans le ruban d’Outlook (onglet Accueil), cherchez le bouton Obtenir des compléments (souvent représenté par une petite icône rouge de boutique ou quatre petits carrés).
- La boutique (Office Store) s’ouvre. Vous y trouverez des centaines d’applications officielles.
- Cherchez le nom de votre logiciel favori et cliquez sur Ajouter.
Note : Dans de nombreuses grandes entreprises, l’accès à cette boutique est bloqué par l’équipe informatique (DSI) pour des raisons de sécurité. Si c’est le cas, vous devrez faire une demande au support IT pour qu’ils déploient le complément de manière centralisée.
Les compléments incontournables
Si vous avez la liberté de choisir, voici quelques catégories d’add-ins qui changent la vie :
- Visioconférence (Zoom / Webex) : Ajoute un bouton directement dans le menu de création de réunion pour générer et insérer un lien de visioconférence en un clic, remplaçant ainsi Teams si votre entreprise ne l’utilise pas.
- Gestionnaires de tâches (Trello / Asana / Todoist) : Permet de transformer un e-mail en une « Carte » Trello ou une tâche Asana depuis le volet de lecture, sans même ouvrir votre navigateur web.
- CRM (Salesforce / HubSpot) : La Rolls-Royce pour les commerciaux. Le complément affiche les données du CRM (historique d’achat, statut du client) directement dans Outlook lorsqu’on clique sur un e-mail, et permet de tracer l’envoi de l’e-mail dans le CRM.
- Outils d’écriture (Grammarly) : Un correcteur orthographique et grammatical avancé qui souligne les erreurs et suggère des formulations plus percutantes directement pendant que vous tapez.
Gérer et désactiver les compléments
Attention à la gourmandise ! Si vous installez 15 compléments, Outlook mettra beaucoup plus de temps à démarrer et consommera plus de mémoire vive. Ne gardez que ceux que vous utilisez quotidiennement.
Pour faire le ménage, allez dans Fichier > Gérer les compléments (ou via le bouton « Obtenir des compléments » > « Mes compléments ») et désactivez ou supprimez ceux qui ralentissent votre système.
Conclusion : Gérer les compléments
Les compléments transforment Outlook. D’une simple boîte aux lettres, il devient le tableau de bord central depuis lequel vous pouvez piloter l’ensemble de votre environnement logiciel professionnel.