L’administratif qui ralentit l’opérationnel
Gérer les e-mails liés : Chaque mois, c’est le même rituel : vous recevez les factures de vos différents abonnements logiciels (Adobe, Zoom, Microsoft, forfaits mobiles). Vous devez ouvrir chaque e-mail, télécharger la pièce jointe (PDF), l’enregistrer dans un dossier spécifique de votre PC, puis transférer cet e-mail au service comptabilité. C’est le type même de tâche à faible valeur ajoutée qu’Outlook 365 doit automatiser pour vous.
Créer un workflow comptable via les règles
Nous allons créer une règle avancée qui intercepte ces e-mails spécifiques et les traite à votre place.
- Dans Outlook, allez dans Accueil > Règles > Créer une règle.
- Cliquez sur Options avancées pour ouvrir l’assistant complet.
Étape 1 : Identifier la facture
Dans la liste des conditions, sélectionnez comment repérer ces e-mails. La meilleure méthode est de cocher : avec des mots spécifiques dans l’objet ou le corps ET qui contient une pièce jointe.
Cliquez sur « mots spécifiques » en bas et ajoutez vos déclencheurs : « Votre facture », « Invoice », « Reçu de paiement ».
Étape 2 : L’action (Transférer et classer)
Dans la liste des actions à exécuter, cochez :
- le transférer à personnes ou groupe public : Cliquez et choisissez l’adresse de votre service comptable (compta@votreentreprise.com).
- le déplacer vers le dossier spécifié : Créez un sous-dossier nommé « 2026_Factures_Payées » et sélectionnez-le.
- Optionnel (mais recommandé) : Cochez « marquer comme lu » pour que cela ne déclenche pas de notification chez vous.
Le résultat « Mains libres »
Le mois prochain, lorsque l’e-mail d’Adobe contenant la facture PDF arrivera, Outlook lira le mot « Facture », verra la pièce jointe, enverra silencieusement une copie à la comptabilité, marquera l’e-mail comme lu, et le rangera dans votre dossier d’archives. Vous n’aurez absolument rien eu à faire !
La limite : L’extraction des pièces jointes
L’assistant de règles classique d’Outlook ne peut pas, par défaut, extraire le fichier PDF et le sauvegarder sur votre disque dur. Si vous souhaitez atteindre ce niveau d’automatisation totale, il faudra passer par l’outil grand frère d’Office 365 : Power Automate (anciennement Microsoft Flow). Power Automate peut scruter Outlook et enregistrer automatiquement les PDF reçus directement dans un dossier précis de votre OneDrive ou SharePoint.
Conclusion : Gérer les e-mails liés
Ne soyez plus le facteur de votre service comptabilité. L’utilisation combinée des règles de transfert et de déplacement transforme Outlook en un véritable assistant administratif silencieux.