La barre de recherche ne suffit pas toujours
L’outil Recherche avancée : la grande barre de recherche située en haut d’Outlook 365 est très performante. Si vous tapez le nom d’un client, elle vous sortira généralement l’e-mail que vous cherchez. Mais que faire lorsque vous cherchez « ce fameux PDF envoyé par une certaine agence de communication l’année dernière en mars, mais je ne me souviens plus de leur nom exact » ? La recherche simple va vous renvoyer 500 résultats. Il faut utiliser la Recherche Avancée.
Déployer les filtres de recherche
Dès que vous cliquez dans la barre de recherche (ou faites Ctrl+E), un nouvel onglet temporaire Recherche apparaît dans le ruban. C’est ici que se trouvent les filtres rapides :
- De / Sujet : Pour limiter la recherche à l’expéditeur ou au titre.
- Contient des pièces jointes : Cochez ce bouton pour éliminer immédiatement tous les e-mails textuels.
- Catégorie : Pour ne chercher que dans vos e-mails « Rouges » (urgents).
- Cette semaine / Ce mois-ci : Pour filtrer par période.
Le formulaire de Recherche Avancée (Ctrl+Maj+F)
Pour la « chirurgie » de la donnée, utilisez le raccourci Ctrl + Maj + F. Une ancienne boîte de dialogue (qui n’a pas changé depuis Outlook 2010) s’ouvre, mais c’est l’outil le plus puissant du logiciel.
L’onglet Avancé de cette fenêtre est particulièrement redoutable. Vous pouvez y définir des règles complexes :
- Cliquez sur Champ > Tous les champs Courrier.
- Sélectionnez par exemple Taille.
- Dans Condition, choisissez « est supérieure à ».
- Tapez « 5000 » (pour 5 Mo).
- Cliquez sur « Ajouter à la liste ».
Vous pouvez empiler les conditions : « Rechercher tous les e-mails de plus de 5Mo, reçus entre le 1er janvier et le 31 mars, avec une pièce jointe, et dont l’objet contient le mot ‘Facture' ». Outlook scannera vos 100 000 e-mails et vous sortira les 3 résultats qui correspondent exactement en quelques secondes.
Les opérateurs booléens (AND, OR, NOT)
Si vous préférez taper directement dans la barre de recherche principale, sachez qu’Outlook comprend la logique mathématique (en majuscules) :
Contrat AND Dupont(les deux mots doivent être présents)Facture NOT Payée(trouve le mot Facture, mais exclut les e-mails contenant « Payée »)
Conclusion : L’outil Recherche avancée
Ne perdez plus jamais une demi-heure à faire défiler visuellement un dossier d’archives. La maîtrise de la recherche avancée transforme votre base d’e-mails en une véritable base de données instantanément requêtable.