Structurer les échanges réguliers : le sponsor est un acteur clé du projet : il le finance, le défend et arbitre les décisions majeures. Des échanges mal structurés avec lui mènent à des malentendus, des attentes déçues ou un soutien qui s’érode. Structurer cette relation est un enjeu de productivité et de réussite. Voici comment organiser des échanges efficaces avec le sponsor.
Établir un rythme d’échange régulier
Des échanges avec le sponsor uniquement en cas de problème créent une relation déséquilibrée, associée aux mauvaises nouvelles. Établissez un rythme régulier de points, même courts, pour maintenir un lien constant. Cette régularité permet de partager les avancées comme les difficultés, et évite que le sponsor ne découvre les problèmes trop tard. Un contact régulier entretient la confiance.
Adapter le niveau d’information
Le sponsor a une vision de haut niveau et un temps limité. Inutile de le noyer sous les détails opérationnels : présentez-lui l’information à son niveau — avancement global, enjeux stratégiques, décisions à prendre. Cette adaptation du niveau d’information respecte son temps et rend les échanges efficaces. Un sponsor bien informé, sans être submergé, reste un allié engagé.
Solliciter les décisions au bon moment
Le sponsor a le pouvoir de trancher les arbitrages majeurs. Sollicitez ces décisions clairement et au bon moment, en présentant les options et une recommandation. Attendre trop longtemps pour remonter une décision qui le concerne bloque le projet ; le solliciter pour des détails l’agace. Le bon dosage consiste à l’impliquer sur ce qui relève réellement de son niveau de responsabilité.
Être transparent sur les difficultés
Cacher les problèmes au sponsor pour préserver une image favorable est une erreur : les difficultés finissent par surgir, avec une confiance entamée. Soyez transparent, en présentant les problèmes accompagnés de solutions ou d’options. Cette honnêteté renforce la crédibilité et permet au sponsor de jouer son rôle de soutien. Un sponsor informé à temps peut débloquer bien des situations.
Cultiver le soutien du sponsor
Le soutien du sponsor n’est pas acquis une fois pour toutes : il se cultive. En tenant vos engagements, en communiquant clairement et en l’impliquant à bon escient, vous entretenez son engagement. Un sponsor qui se sent bien informé et respecté défendra le projet avec plus de force. Cette relation de confiance est un atout précieux pour surmonter les obstacles du projet.
Conclusion : Structurer les échanges réguliers
Structurer les échanges avec le sponsor, c’est établir un rythme régulier, adapter le niveau d’information et solliciter les décisions au bon moment. En restant transparent sur les difficultés, on cultive un soutien précieux. Une relation bien structurée avec le sponsor transforme un acteur lointain en un véritable allié du projet, capable de faire la différence.