La noyade informationnelle des e-mails d’équipe
Nous avons tous reçu ces e-mails adressés à 10 personnes, contenant un long texte, et où une petite phrase noyée au milieu du troisième paragraphe vous demande une action spécifique. Le risque de rater cette information est énorme. C’est pour résoudre ce problème que Microsoft a introduit la fonctionnalité des mentions @ dans Outlook 365.
Comment utiliser les mentions @ ?
Le fonctionnement est identique à celui que vous connaissez déjà sur les réseaux sociaux ou dans des outils comme Teams ou Slack :
- Dans le corps de votre e-mail, tapez le symbole @.
- Un menu déroulant apparaît avec vos contacts récents.
- Commencez à taper le nom de la personne à qui vous voulez vous adresser et sélectionnez-la.
Le nom de la personne apparaîtra en surbrillance bleue. Et Outlook est intelligent : si cette personne n’était pas déjà dans la liste des destinataires, elle est automatiquement ajoutée au champ À.
Pourquoi c’est un game-changer pour la productivité ?
Pour l’expéditeur, c’est l’assurance que sa demande sera vue. Mais le vrai gain de productivité est pour le destinataire. Lorsque vous recevez un e-mail dans lequel vous êtes mentionné :
- Le symbole @ apparaît bien en évidence dans la liste des messages de votre boîte de réception, à côté du nom de l’expéditeur.
- Vous pouvez filtrer votre boîte de réception pour ne voir QUE les e-mails où vous êtes mentionné. Cliquez simplement sur le filtre « Tous » en haut de la liste et choisissez Courrier avec mention. C’est une excellente façon de prioriser vos lectures le matin.
Bonnes pratiques
N’abusez pas des mentions. Utilisez-les uniquement lorsqu’une action directe est requise de la part du destinataire. Pour de la simple information (Pour Info), le champ CC classique reste la meilleure solution.