Le lien manquant de la productivité Microsoft
Outlook 365 et OneNote : Outlook 365 est fantastique pour la communication et la planification. Mais qu’en est-il de la documentation, de la prise de notes de réunion, de la capitalisation des connaissances ? C’est là qu’intervient OneNote. L’intégration profonde entre ces deux outils en fait un combo redoutable pour centraliser l’information.
Prendre des notes de réunion liées au calendrier
Vous êtes en réunion (planifiée dans Outlook) et vous devez prendre des notes. Plutôt que d’ouvrir un document Word isolé sur votre bureau :
- Ouvrez l’événement dans le calendrier Outlook.
- Dans le ruban, cliquez sur Notes de réunion (Meeting Notes).
- Choisissez Prendre des notes de manière autonome ou Partager les notes avec la réunion.
Outlook va automatiquement créer une nouvelle page dans votre bloc-notes OneNote. Magie : cette page sera pré-remplie avec la date, l’heure, l’objet de la réunion, la liste des participants (avec une case à cocher pour marquer les absents) et un lien direct pour rouvrir l’événement Outlook. Toutes vos notes de réunions sont ainsi contextualisées.
Envoyer un e-mail vers OneNote (Archivage documentaire)
Parfois, un e-mail contient une information de référence vitale (un code d’accès, une procédure technique longue, les spécifications d’un projet). Si vous le laissez dans Outlook, il finira enfoui. Envoyez-le dans OneNote !
Sélectionnez l’e-mail dans Outlook, et cliquez sur le bouton Envoyer à OneNote dans le ruban. Choisissez la section de votre bloc-notes de projet, et l’e-mail entier, y compris ses pièces jointes, sera copié comme une nouvelle page. Vous pourrez ensuite l’annoter au stylet, le surligner, ou le réorganiser avec d’autres notes du même projet.
Créer des tâches Outlook depuis OneNote
L’intégration fonctionne aussi dans l’autre sens. Pendant que vous prenez des notes dans OneNote, quelqu’un vous assigne une action à réaliser pour demain.
Placez votre curseur sur la ligne de texte dans OneNote, puis cliquez sur l’icône Tâches Outlook (le petit drapeau) dans le ruban, et choisissez « Demain ». Cette ligne de texte devient une véritable tâche dans votre Outlook (et dans Microsoft To Do). Si vous cochez la tâche dans Outlook lorsqu’elle est terminée, elle se cochera automatiquement avec une encoche verte dans vos notes OneNote !
Conclusion : Outlook 365 et OneNote
Outlook pour l’action et la communication, OneNote pour la réflexion et le stockage d’information. En utilisant les ponts existants entre ces deux logiciels, vous vous construisez un « cerveau externe » infaillible où rien ne se perd.