L’enfer des post-its sur l’écran
Utiliser les tâches planifiées : avoir des post-its collés tout autour de l’écran ou une liste papier qui se rature au fil de la journée est souvent le signe d’un système de gestion des tâches défaillant. L’esprit humain n’est pas fait pour mémoriser des dizaines de choses à faire, il est fait pour créer. Les tâches planifiées d’Outlook 365 sont votre cerveau externe.
Transformer l’information en action
Le plus grand avantage des tâches dans Outlook est leur intégration totale avec le reste de l’outil. Dès qu’une information nécessite une action de votre part, elle ne doit pas rester à l’état d’e-mail.
- Faites un clic droit sur un e-mail et choisissez « Déplacer vers les Tâches ».
- Saisissez l’action précise à effectuer dans l’objet de la tâche (le verbe d’action est crucial : « Appeler le client X » plutôt que juste « Client X »).
La puissance des rappels planifiés
Une liste de tâches de 50 lignes est décourageante. Le secret de la productivité est de ne voir que ce que vous pouvez faire *aujourd’hui*. Lorsque vous créez une tâche, attribuez-lui toujours une Date d’échéance.
Mieux encore : ajoutez un rappel à une heure précise. Vous pouvez ainsi programmer une tâche « Préparer la réunion avec le comptable » pour jeudi prochain à 14h00. Vous l’oubliez totalement jusqu’à ce que la notification apparaisse au moment opportun.
Les tâches récurrentes pour les routines
Avez-vous des actions à faire toutes les semaines ou tous les mois (envoyer le reporting, payer les factures, sauvegarder vos données) ? Utilisez le bouton Périodicité lors de la création de la tâche.
Outlook va recréer la tâche automatiquement une fois que vous l’aurez marquée comme terminée. C’est l’outil parfait pour automatiser vos routines administratives sans jamais y penser entre deux occurrences.
Conclusion : Utiliser les tâches planifiées
Si c’est dans Outlook, ce sera fait. Si c’est dans votre tête, ce sera oublié. Libérez votre énergie mentale en déléguant votre mémoire à court terme au gestionnaire de tâches d’Outlook 365.