Plus qu’un simple carnet d’adresses
Gérer ses contacts : si vous êtes indépendant ou que vous travaillez dans une petite structure sans véritable logiciel CRM (Customer Relationship Management), vous sous-estimez probablement la puissance du module Contacts d’Outlook 365. Il peut faire bien plus que stocker des adresses e-mail.
Les champs détaillés pour une vue à 360 degrés
Lorsque vous créez un nouveau contact, ne vous contentez pas du nom et de l’e-mail. Cliquez sur le bouton Détails dans le ruban de la fiche contact. Vous pouvez y ajouter :
- Le nom du conjoint(e) ou de l’assistant(e).
- La date d’anniversaire (qui s’ajoutera automatiquement à votre calendrier).
- Le département, la profession, ou le surnom.
Mais le champ le plus puissant est la large zone de texte « Notes » en bas. Utilisez cet espace pour noter chaque interaction marquante : « Appelé le 12/04 : son fils vient de rentrer à l’université », « Préfère être contacté par e-mail le matin ». Ces détails font toute la différence dans une relation commerciale.
Le volet Contacts (People Pane)
C’est l’une des fonctionnalités CRM les plus utiles d’Outlook. Si elle n’est pas activée, allez dans Affichage > Volet de lecture > Volet Contacts. Lorsqu’il est actif, chaque fois que vous cliquez sur un e-mail d’une personne, un petit panneau s’ouvre en bas de l’écran.
Ce panneau regroupe instantanément TOUT ce qui concerne cette personne :
- Tous les e-mails échangés récemment avec elle.
- Les réunions communes à venir dans votre calendrier.
- Les pièces jointes qu’elle vous a envoyées.
C’est un véritable tableau de bord relationnel avant de décrocher le téléphone.
Conclusion : Gérer ses contacts
En remplissant minutieusement vos fiches contacts et en utilisant le volet dédié, Outlook se transforme en un mini-CRM redoutablement efficace, gratuit, et déjà intégré à votre flux de travail.