Gérer des projets complexes sans quitter sa messagerie
L’intégration de Microsoft Planner : si Microsoft To Do est parfait pour vos tâches individuelles, Microsoft Planner est l’outil désigné pour la gestion de projet en équipe (façon Kanban, similaire à Trello). L’avantage majeur de Planner est qu’il fait partie de l’écosystème Office 365, ce qui signifie qu’il communique nativement avec Outlook.
Le lien entre les e-mails et les cartes Planner
La gestion de projet génère beaucoup d’e-mails (spécifications, retours clients, validations). Au lieu de laisser ces informations dans votre boîte de réception, vous pouvez les lier directement à une tâche Planner.
Bien qu’il n’y ait pas (encore) de bouton magique « Envoyer vers Planner » directement dans le ruban d’Outlook pour tous les utilisateurs, vous pouvez utiliser les commentaires des tâches Planner. Chaque plan possède une adresse e-mail associée (l’adresse du Groupe Microsoft 365 sous-jacent). En transférant un e-mail à cette adresse de groupe, il apparaîtra dans les conversations du plan, accessible à toute l’équipe.
Synchroniser les tâches Planner dans le calendrier Outlook
C’est la fonctionnalité la plus demandée : voir les échéances de projet directement dans son agenda personnel.
- Ouvrez votre plan dans Microsoft Planner (sur le web ou dans Teams).
- Cliquez sur les trois petits points … en haut de l’écran, puis sélectionnez Ajouter un plan au calendrier Outlook.
- Une fenêtre s’ouvre pour vous demander de publier le calendrier. Cliquez sur Publier, puis sur Ajouter à Outlook.
Un nouveau calendrier nommé selon votre projet apparaîtra dans Outlook, sous la section Autres calendriers. Vous y verrez toutes les tâches du projet ayant une date d’échéance. Vous pourrez le superposer à votre calendrier principal pour voir si les livrables du projet entrent en conflit avec vos réunions.
Les notifications d’affectation
Soyez rassuré, vous n’avez pas besoin d’ouvrir Planner tous les jours pour savoir ce que vous devez faire. Dès qu’un chef de projet vous assigne une carte dans Planner, vous recevez automatiquement un e-mail de notification dans Outlook. Cet e-mail contient un résumé de la tâche et un lien direct pour l’ouvrir dans l’application web ou dans Teams.
Conclusion : L’intégration de Microsoft Planner
En connectant Planner à Outlook, vous transformez votre client de messagerie en un véritable hub de gestion de projet, où les communications externes (e-mails) et la planification d’équipe (Planner) se rencontrent enfin.