Le syndrome du pisteur d’e-mails
Demander des confirmations de lecture : dans un environnement professionnel, il est parfois crucial de savoir si un e-mail important (une mise en demeure, un contrat, une consigne de sécurité) a bien été reçu et ouvert par le destinataire. Outlook 365 propose deux options pour cela : l’accusé de réception et la confirmation de lecture. Mais attention, leur utilisation abusive peut rapidement vous rendre impopulaire.
Accusé de réception vs Confirmation de lecture
- L’accusé de réception : Il confirme simplement que votre e-mail a bien été livré sur le serveur de messagerie du destinataire. Il ne prouve pas que la personne l’a vu. Il est généré automatiquement par le serveur et le destinataire ne s’en rend même pas compte.
- La confirmation de lecture : Elle confirme que le destinataire a ouvert l’e-mail dans son logiciel. Cependant, pour que cela fonctionne, le destinataire doit cliquer sur « Oui » dans une petite boîte de dialogue qui lui demande : « L’expéditeur a demandé une confirmation de lecture, voulez-vous l’envoyer ? ». S’il clique sur « Non », vous ne recevrez rien.
Comment demander ces confirmations au cas par cas ?
Ne configurez jamais ces options par défaut pour tous vos e-mails ! Réservez-les aux cas exceptionnels.
- Ouvrez un nouvel e-mail.
- Allez dans l’onglet Options du ruban.
- Cochez les cases Demander un accusé de réception et/ou Demander une confirmation de lecture.
Les règles de savoir-vivre (Nétiquette)
Demander une confirmation de lecture pour une invitation à déjeuner ou une simple question technique est perçu comme un manque de confiance ou une tentative de micro-management. Le destinataire a l’impression d’être « fliqué ».
Quand l’utiliser ?
- Envoi de documents légaux ou contractuels.
- Procédures de licenciement ou d’avertissement.
- Communications de crise nécessitant l’assurance que l’information a circulé.
Comment gérer les confirmations qu’on vous demande ?
Si vous êtes fatigué de cliquer sur « Non » chaque fois qu’un collègue angoissé vous envoie un e-mail, vous pouvez automatiser votre réponse. Allez dans Fichier > Options > Courrier, descendez à la section Suivi. Sous « Pour tous les messages reçus qui comprennent une demande de confirmation de lecture », cochez Ne jamais envoyer de confirmation de lecture.
Conclusion : Demander des confirmations de lecture
La confirmation de lecture est un outil juridique et managérial puissant, mais c’est un poison pour les relations sociales au bureau si elle est utilisée sans discernement.