L’alternative au Bcc massif
Vous devez envoyer une invitation pour un événement d’entreprise à 300 clients, ou une mise à jour des conditions générales. Mettre 300 personnes en copie cachée (Cci / Bcc) est une très mauvaise idée : cela déclenche souvent les filtres anti-spam, le message manque de personnalisation, et s’il y a une erreur, tout le monde la voit. La solution professionnelle est le publipostage (Mail Merge) combinant Word, Excel et Outlook.
Préparer sa base de données (Excel)
La première étape est d’avoir une source de données propre. Ouvrez Excel et créez un tableau simple. Les colonnes typiques seront : Prénom, Nom, Email, Entreprise. Assurez-vous que la première ligne contient bien les en-têtes de colonnes. Enregistrez et fermez le fichier Excel.
Rédiger le message (Word)
Tout se passe ensuite dans Word, pas dans Outlook :
- Ouvrez un nouveau document Word.
- Allez dans l’onglet Publipostage.
- Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis choisissez Messages électroniques.
- Cliquez sur Sélectionner des destinataires > Utiliser une liste existante. Allez chercher votre fichier Excel.
Personnaliser et envoyer
Maintenant, rédigez le corps de votre e-mail dans Word. Pour le personnaliser :
- À l’endroit où vous voulez dire « Bonjour Jean », tapez « Bonjour « , puis cliquez sur Insérer un champ de fusion dans le ruban, et choisissez la colonne « Prénom ».
- Une balise
«Prénom»apparaîtra. - Une fois le texte terminé, cliquez sur Aperçu des résultats pour vérifier que les noms s’affichent correctement.
- Enfin, cliquez sur Terminer et fusionner > Envoyer des messages électroniques.
- Dans la boîte de dialogue, choisissez la colonne « Email » pour le champ À, tapez l’objet (qui sera le même pour tous), et cliquez sur OK.
Word va alors « piloter » votre Outlook en arrière-plan et générer 300 e-mails individuels et personnalisés. Ils partiront un par un depuis votre boîte d’envoi Outlook.
Conclusion : Publipostage
Le publipostage demande quelques minutes de préparation, mais c’est la seule méthode garantissant que vos e-mails de masse arrivent à destination tout en conservant une touche humaine et professionnelle grâce à la personnalisation des champs.
Pour aller plus loin : Publipostage
- Réduire la taille de sa boîte aux lettres avec l'archivage automatique dans Outlook 365
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