Sortir de l’affichage par défaut
Personnaliser les colonnes de la boîte : lorsque vous installez Outlook 365 pour la première fois, la boîte de réception affiche par défaut trois colonnes d’informations pour chaque e-mail (généralement : l’expéditeur, l’objet, et la date de réception). Cet affichage convient à la majorité des utilisateurs, mais pour les « Power Users », il cache des informations précieuses. Personnaliser ces colonnes est le secret pour trier ses e-mails plus efficacement.
Comment ajouter ou supprimer des colonnes ?
La personnalisation de l’affichage se fait en quelques clics :
- Allez dans l’onglet Affichage du ruban.
- Cliquez sur Paramètres d’affichage (View Settings).
- Cliquez sur le premier bouton : Colonnes…
- Une fenêtre s’ouvre avec deux listes. À gauche : les colonnes disponibles. À droite : les colonnes actuellement affichées.
Les colonnes cachées qui changent la vie
Voici quelques colonnes que vous devriez sérieusement envisager d’ajouter à votre vue de droite :
- À (To) : Indispensable pour voir rapidement si l’e-mail vous est adressé directement, ou si vous n’êtes qu’en copie noyé parmi 50 autres personnes.
- Cc : Pareillement, pour voir d’un coup d’œil qui d’autre lit le message.
- Taille : Essentiel si vous approchez de votre quota de stockage. En cliquant sur l’en-tête de cette colonne dans votre boîte, vous pourrez trier vos e-mails du plus lourd au plus léger et faire le ménage rapidement.
- Catégories : Si vous utilisez les catégories de couleurs (comme vu dans un article précédent), afficher cette colonne permet de voir instantanément le tag de couleur associé sans avoir à ouvrir le message.
- Dans le dossier : Extrêmement utile si vous effectuez une « Recherche » sur l’ensemble de votre boîte aux lettres et que vous voulez savoir dans quel sous-dossier l’e-mail trouvé a été archivé.
Enregistrer votre affichage personnalisé
Une fois que vous avez trouvé l’agencement parfait, avec la bonne largeur pour chaque colonne, ne prenez pas le risque de le perdre !
Dans l’onglet Affichage, cliquez sur Changer l’affichage, puis sur Enregistrer l’affichage actuel en tant que nouvel affichage. Donnez-lui un nom (ex: « Vue Productivité »). Vous pourrez ainsi l’appliquer en un clic à d’autres dossiers de votre boîte (comme les Éléments envoyés ou vos sous-dossiers d’archives).
Conclusion : Personnaliser les colonnes de la boîte
L’information, c’est le pouvoir. En affichant les bonnes métadonnées directement dans votre liste de messages, vous prenez des décisions de tri plus rapides sans même avoir besoin de lire le contenu des e-mails.