Le petit secret des grands productifs
L’importance de la règle des deux : dans la méthode de productivité GTD (Getting Things Done) de David Allen, il existe une règle d’or qui s’applique parfaitement à la gestion de la boîte de réception Outlook : la règle des 2 minutes. C’est l’antidote à la procrastination des petites tâches.
En quoi consiste la règle ?
Le principe est désarmant de simplicité : lorsque vous lisez un e-mail, posez-vous une seule question : « Combien de temps faut-il pour faire ce qui est demandé ou pour y répondre ? »
Si la réponse est moins de 2 minutes : faites-le immédiatement. Ne le classez pas, ne le marquez pas d’un drapeau, ne le laissez pas en non-lu. Faites-le. Que ce soit répondre par « Oui, je valide », envoyer un lien vers un document, ou déléguer la demande à un collègue.
Pourquoi 2 minutes ?
La logique derrière ce seuil est implacable. Si une tâche prend moins de deux minutes à accomplir, le simple fait de l’organiser (la lire, réaliser qu’on doit la faire, la noter dans une to-do list, la planifier dans un calendrier, puis y revenir plus tard pour la faire) prendra plus de temps que de l’exécuter sur-le-champ.
L’impact sur votre charge mentale
L’effet psychologique de cette règle est massif. Au lieu d’avoir une liste de tâches de 40 petits « bruits de fond » qui polluent votre esprit, vous éliminez la majorité des petites demandes au fur et à mesure. À la fin de votre session de traitement d’e-mails, votre boîte est nettoyée et votre liste de tâches ne contient plus que les vrais sujets de fond, ceux qui méritent votre temps de cerveau disponible.
Conclusion : L’importance de la règle des deux
L’application rigoureuse de la règle des 2 minutes lors de vos sessions Outlook vous transformera aux yeux de vos collègues en quelqu’un d’incroyablement réactif, tout en vous libérant l’esprit pour le travail en profondeur.
Pour aller plus loin : L'importance de la règle des deux
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