La pollution par la redondance
L’outil : Avez-vous remarqué comment les longs échanges d’e-mails sont structurés ? À chaque réponse, le logiciel cite l’intégralité du message précédent en dessous. Si une conversation dure 10 échanges, le 10ème e-mail contient à lui seul le texte exact des 9 e-mails précédents.
Pourtant, dans votre boîte de réception, vous conservez souvent les 10 e-mails individuellement. Cela consomme de l’espace de stockage et rend la recherche très confuse. L’outil « Nettoyer » d’Outlook a été créé précisément pour éliminer cette redondance.
Comment fonctionne le bouton « Nettoyer » ?
Le nettoyage (Clean Up) est une fonction intelligente qui analyse le contenu des fils de discussion. Si elle détecte que le texte de l’e-mail n°1 est intégralement inclus dans la citation de l’e-mail n°2, elle considérera que l’e-mail n°1 est devenu inutile et le supprimera.
Rassurez-vous : Outlook est assez intelligent pour ne PAS supprimer un e-mail précédent s’il contenait une pièce jointe qui n’a pas été transférée dans la réponse suivante, ou si le texte a été modifié.
Lancer un nettoyage
Vous pouvez nettoyer à plusieurs échelles, directement depuis l’onglet Accueil :
- Nettoyer la conversation : Sélectionnez un e-mail faisant partie d’un long fil, cliquez sur Nettoyer (l’icône d’un dossier avec un « X » ou une petite flèche noire), et choisissez « Nettoyer la conversation ». Seul ce fil sera compressé.
- Nettoyer le dossier : C’est la méthode « grand ménage ». Si vous appliquez cela à votre Boîte de réception, Outlook analysera toutes les conversations et supprimera tous les e-mails redondants. Dans une boîte très active, cela peut supprimer 20 à 30% des messages en un clic sans perdre une seule ligne d’information !
Paramétrer le nettoyage pour plus de sécurité
Si vous avez peur que l’outil supprime des choses importantes, vérifiez ses paramètres :
- Allez dans Fichier > Options > Courrier.
- Descendez à la section Nettoyage de conversation.
- Par défaut, les éléments nettoyés vont dans les « Éléments supprimés » (la corbeille). Vous pouvez demander à Outlook de les déplacer plutôt vers un dossier d’Archive spécifique, pour être sûr de pouvoir les retrouver en cas de doute.
- Vérifiez également que les cases « Ne pas déplacer les éléments avec indicateur » (ceux marqués d’un drapeau rouge) sont bien cochées pour protéger vos tâches en cours.
Conclusion : L’outil
L’outil de nettoyage de dossier est le meilleur ami de l’utilisateur qui revient de deux semaines de vacances. Lancez-le avant même de commencer à lire vos 500 e-mails en retard : il réduira drastiquement le volume de lecture en ne vous laissant que les derniers messages des conversations.