Cas d’usage 23 : Automatiser l’attribution des tâches et relances e-mail avec Excel 365 et Power Automate

Les limites de la gestion manuelle des affectations

Automatiser l’attribution des tâches : Lorsqu’un chef de projet met à jour le planning sur Excel, il doit ensuite contacter individuellement chaque responsable pour lui notifier sa nouvelle affectation ou lui rappeler qu’une tâche arrive à échéance demain. En couplant Excel 365 hébergé sur SharePoint/OneDrive avec Power Automate, cette communication est entièrement automatisée.

Étape 1 : Préparer la table Excel avec les adresses e-mail

Dans votre tableau de tâches Tbl_Taches, assurez-vous que la colonne Email_Responsable contient l’adresse Microsoft 365 exacte du collaborateur (ex: jean.dupont@entreprise.com).

Ajoutez une colonne système Statut_Notification (contenant par exemple « À notifier » ou « Notifié »).

Étape 2 : Créer le flux de notification Power Automate

1. Ouvrez Power Automate et créez un nouveau flux cloud automatisé.
2. Déclencheur : Lorsqu’une ligne est modifiée ou ajoutée dans un tableau (Excel Online Business).
3. Sélectionnez votre fichier projet et la table Tbl_Taches.
4. Ajoutez une condition : SI [Statut_Notification] est égal à "À notifier".

Étape 3 : Formater et envoyer l’e-mail de rappel automatisé

Dans la branche « Oui » de votre condition :

1. Ajoutez l’action Outlook – Envoyer un e-mail (V2).
2. Dans le champ À : sélectionnez le champ dynamique Email_Responsable.
3. Objet de l’e-mail : [Action requise] Nouvelle tâche assignée : @{triggerOutputs()?['body/Nom_Tache']}
4. Corps de l’e-mail : Rédigez un message clair en HTML reprenant la date d’échéance et le niveau de priorité.
5. Ajoutez l’action Excel Online – Mettre à jour une ligne pour passer le champ Statut_Notification à « Notifié ».

Étape 4 : Déclencher un rappel quotidien pour les tâches en retard

Créez un second flux planifié (ex: tous les matins à 8h30) qui scanne le tableau Excel à la recherche des tâches dont la date d’échéance est inférieure à AUJOURDHUI() et dont le statut n’est pas « Terminé », puis envoie une alerte de relance sur Teams.

Conclusion : Automatiser l’attribution des tâches

L’interconnexion entre Excel 365 et Power Automate transforme votre fichier de gestion en un système actif qui relance les équipes et sécurise le respect des engagements sans effort manuel.

Pour aller plus loin : Automatiser l'attribution des tâches

• Cas d'usage 24 : Arbitrage coûts/délais et compression de planning (Crashing) sous Excel 365
• Cas d'usage 25 : Tableau de bord de gestion des litiges et réclamations (Claims) sous Excel 365
• Cas d'usage 26 : Suivi de la chaîne logistique (Supply Chain) et délais de livraison sur Excel 365
• Cas d'usage 27 : Gestion de la qualité (QA/QC) et calcul du First Pass Yield sous Excel 365