Canaliser les sujets hors sujet sans frustrer les participants
Lors d’une réunion de projet, il arrive fréquemment qu’un participant soulève un sujet pertinent mais totalement hors du périmètre de l’ordre du jour. Si l’animateur laisse le débat s’engager, la réunion déraille et l’objectif principal n’est pas atteint. Si au contraire il rejette la question brutalement, le participant se sent frustré. La technique de la Boîte à Questions (Parking Lot / Enclos à idées) résout ce dilemme.
Comment mettre en œuvre le Parking Lot
1. Matérialiser l’espace « Parking Lot »
Au début de la réunion, dessinez un carré intitulé « Parking Lot » sur un coin du tableau blanc ou créez une section dédiée dans votre document de compte rendu numérique.
2. Isoler immédiatement le sujet dérivant
Dès qu’une intervention s’éloigne de l’ordre du jour, l’animateur intervient avec bienveillance : « C’est un point très important, mais il ne figure pas à l’ordre du jour d’aujourd’hui. Je le note immédiatement dans notre Parking Lot pour ne pas l’oublier. ».
3. Traiter le Parking Lot à la fin de la séance
Consacrez les 5 dernières minutes de la réunion à repasser en revue les éléments consignés dans le Parking Lot :
- Certains sujets peuvent être réglés en 1 minute.
- D’autres sujets font l’objet de la création d’une tâche dédiée attribuée à un participant.
- Les sujets plus vastes font l’objet de la programmation d’une réunion spécifique ultérieure.
Conclusion : Technique de la boîte à questions
La technique du Parking Lot protège l’efficacité temporelle des réunions tout en garantissant aux participants que leurs idées et préoccupations sont entendues et prises en compte.
Pour aller plus loin : Technique de la boîte à questions
- Méthode 52 : Le Design Sprint en 5 jours : Prototyper et valider des idées à grande vitesse
- Méthode 53 : Le modèle de Tuckman : Comprendre la dynamique et les étapes d'évolution d'une équipe
- Méthode 54 : La technique des User Stories : Spécifier les besoins du point de vue utilisateur
- Méthode 55 : Les OKR Personnels : Piloter sa carrière et son développement individuel avec méthode