Pourquoi exporter ses données Outlook ?
Importer et exporter des données : même à l’ère du Cloud et d’Office 365, il existe de nombreuses raisons de vouloir exporter ou importer des données depuis Outlook : changer d’entreprise, archiver un projet très lourd pour libérer de l’espace sur le serveur, transférer une liste de contacts vers un outil marketing, ou simplement faire une sauvegarde de précaution avant une migration matérielle.
Le format roi : Le fichier PST
Dans l’écosystème Microsoft, l’archive ultime est le fichier .pst (Personal Storage Table). C’est un fichier unique qui peut contenir des e-mails, des dossiers entiers, des contacts, des calendriers et des tâches, tout en conservant leur hiérarchie et leur mise en forme.
Comment exporter vers un fichier PST :
- Allez dans Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.
- L’Assistant d’importation et d’exportation s’ouvre. Choisissez Exporter des données vers un fichier, puis cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez Fichier de données Outlook (.pst).
- Choisissez le dossier à exporter. Si vous voulez tout sauvegarder, sélectionnez l’adresse e-mail tout en haut de la hiérarchie et cochez impérativement la case Inclure les sous-dossiers.
- Choisissez l’emplacement d’enregistrement sur votre ordinateur (ou un disque dur externe). Vous aurez même la possibilité de protéger ce fichier par un mot de passe.
L’exportation CSV pour les listes et bases de données
Si vous souhaitez extraire votre liste de contacts pour l’utiliser dans Excel, Mailchimp ou un logiciel CRM, le format PST ne vous sera d’aucune utilité. Il vous faut un fichier CSV (Valeurs séparées par des virgules).
La procédure est identique à celle du PST, mais à l’étape 3, choisissez Valeurs séparées par une virgule. Sélectionnez ensuite votre dossier Contacts. Vous obtiendrez un tableau propre reprenant tous les champs (Nom, Prénom, E-mail, Téléphone) facilement manipulable dans Excel.
L’importation : l’opération inverse
Pour restaurer des archives (par exemple, ramener d’anciens e-mails dans votre boîte actuelle), utilisez le même assistant (Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter), mais choisissez la première option : Importer à partir d’un autre programme ou fichier. Pointez ensuite vers votre fichier PST ou CSV, choisissez comment traiter les doublons, et laissez Outlook intégrer les données.
Conclusion : Importer et exporter des données
Savoir manipuler les fichiers PST et CSV fait de vous un utilisateur autonome, capable de gérer ses propres archives et de faire transiter des données entre Outlook et d’autres logiciels professionnels sans dépendre constamment du service informatique.