Le même outil, deux usages différents
Fonction : la technologie de reconnaissance vocale de Microsoft 365 est universelle à travers toute la suite Office. Vous retrouvez le même bouton Dicter (le microphone bleu) dans l’onglet Accueil de Word, de PowerPoint et d’Outlook. Cependant, bien que le moteur d’intelligence artificielle soit le même en arrière-plan, la manière d’utiliser la dictée diffère grandement selon qu’on rédige un e-mail ou un rapport.
La dictée dans Word : Le marathon
Word est l’outil des textes longs. Quand vous dictez dans Word, vous êtes dans une logique de « brouillon » extensif.
- Tolérance à l’erreur : Dans Word, vous dictez souvent de longs paragraphes d’une traite (« brainstorming »). S’il y a une erreur d’interprétation d’un mot, ce n’est pas grave, vous ferez une passe de relecture globale à la fin à l’aide du clavier et de la souris.
- Formatage vocal complexe : La version Word de la dictée inclut des commandes avancées de mise en page. Vous pouvez dire « Créer une liste à puces », « Mettre en gras le dernier mot », ou « Insérer un tableau ».
- Utilisation : Rédaction de rapports, mémos de plusieurs pages, documentation de processus.
La dictée dans Outlook : Le sprint de précision
Outlook est un outil de communication rapide et chirurgical. La dictée y est utilisée pour la vitesse d’exécution.
- La précision immédiate : Un e-mail est court. Une erreur d’interprétation dans un e-mail de trois lignes saute aux yeux. Dans Outlook, on dicte une ou deux phrases, on fait une pause, on vérifie visuellement, puis on reprend.
- La ponctuation est cruciale : Dans Word, un bloc de texte sans virgule peut être corrigé plus tard. Dans Outlook, un e-mail envoyé sans ponctuation a l’air non professionnel et paniqué. La fonction d’Auto-ponctuation (qui s’active via l’icône d’engrenage à côté du microphone) est particulièrement utile dans Outlook pour gagner du temps.
- Moins de formatage : Dans un e-mail, on a rarement besoin de dicter des mises en page complexes. Les commandes utiles sont plutôt « Nouvelle ligne » et « Nouveau paragraphe ».
Le contexte du vocabulaire
Le moteur d’IA d’Office 365 est « context aware », c’est-à-dire qu’il analyse le contexte de l’entreprise pour mieux comprendre votre vocabulaire. Il scanne les noms de vos collègues, les acronymes de vos projets récents (présents dans vos anciens e-mails ou fichiers SharePoint) pour réduire le taux d’erreur. Si vous mentionnez un projet « Hyperion » souvent dans vos e-mails, Outlook l’écrira correctement du premier coup lors de la dictée.
Conclusion : Fonction
N’utilisez pas Outlook comme un traitement de texte. Si vous avez besoin de dicter pendant 10 minutes d’affilée pour formuler une pensée complexe, faites-le dans Word, corrigez-le tranquillement, puis copiez-collez le texte final dans Outlook pour l’expédition.