Le bouton « Oups » existe !
Annuler l’envoi d’un e-mail : nous avons tous connu cette montée d’adrénaline : vous venez de cliquer sur « Envoyer », et à la seconde même, vous réalisez que vous avez oublié la pièce jointe, que vous avez fait « Répondre à tous » au lieu de « Répondre », ou pire, que l’e-mail est parti au mauvais destinataire. Pas de panique. Outlook 365 propose une fonction de rappel de message (Recall Message) qui peut vous sauver la mise.
Comment rappeler un message envoyé ?
Il faut agir vite. La procédure est la suivante :
- Allez immédiatement dans votre dossier Éléments envoyés.
- Ouvrez l’e-mail que vous venez d’envoyer (double-cliquez pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre, cela ne fonctionne pas dans le volet de lecture).
- Dans l’onglet Message, allez dans le groupe Déplacer (ou Actions), cliquez sur Actions, puis sur Rappeler ce message…
Les deux options de rappel
Une boîte de dialogue s’ouvre avec deux choix :
- Supprimer les copies non lues de ce message : Outlook va tenter d’effacer discrètement l’e-mail de la boîte de réception du destinataire.
- Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message : L’e-mail d’origine sera effacé, mais un nouvel e-mail (que vous allez pouvoir corriger et renvoyer) prendra sa place. Idéal pour un oubli de pièce jointe.
Cochez l’option « M’avertir si le rappel a réussi ou échoué pour chaque destinataire » pour avoir l’esprit tranquille.
Les conditions strictes pour que cela fonctionne
Le rappel de message n’est pas infaillible. Il ne fonctionne que si des conditions très précises sont réunies :
- L’environnement : Vous et le destinataire devez utiliser un compte Microsoft Exchange (généralement au sein de la même entreprise). Vous ne pouvez pas rappeler un e-mail envoyé vers une adresse Gmail ou externe.
- Le statut de lecture : Le destinataire ne doit pas encore avoir lu le message (ni l’avoir prévisualisé dans le volet de lecture). S’il l’a déjà vu, c’est trop tard.
- Le client de messagerie : Le destinataire doit avoir l’application Outlook ouverte.
L’alternative : Différer l’envoi
Si vous êtes sujet aux erreurs d’inattention, la meilleure sécurité est la prévention. Vous pouvez créer une Règle Outlook qui retarde systématiquement l’envoi de TOUS vos e-mails de 1 ou 2 minutes.
Allez dans Règles > Créer une règle > Options avancées. Ne cochez aucune condition (elle s’appliquera à tout). Dans les actions, choisissez Différer la remise de un certain nombre de minutes (mettez 1 ou 2). Les e-mails resteront dans la Boîte d’envoi pendant ce délai, vous laissant le temps de les supprimer avant qu’ils ne partent vraiment.
Conclusion : Annuler l’envoi d’un e-mail
La fonction de rappel est un filet de sécurité bienvenu, mais ses limites techniques font qu’il ne faut pas s’y fier aveuglément. La règle d’or reste de se relire avant d’appuyer sur le bouton d’envoi !