Fini d’oublier quelqu’un en copie !
Si vous envoyez régulièrement des e-mails à la même équipe projet, au même groupe de clients, ou au même comité de direction, taper leurs noms un par un à chaque fois est une perte de temps absurde. De plus, c’est le meilleur moyen d’oublier quelqu’un, ce qui peut créer des tensions ou des défauts d’information. La solution est de créer des Groupes de contacts (anciennement appelés Listes de distribution).
Comment créer un groupe de contacts personnel ?
Créer une liste est rapide et vous n’avez pas besoin d’être l’administrateur informatique pour le faire :
- Basculez sur la vue Contacts (l’icône des deux personnages en bas à gauche de votre écran, ou Ctrl+3).
- Dans l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur Nouveau groupe de contacts.
- Donnez un nom explicite à votre groupe (ex: « Équipe Projet Alpha », « Fournisseurs Réguliers », « Comité de Pilotage »).
- Cliquez sur Ajouter des membres. Vous pouvez choisir des contacts depuis votre carnet d’adresses d’entreprise (Exchange), depuis vos contacts personnels, ou même ajouter un nouveau contact externe en tapant simplement son adresse e-mail.
- Une fois tous les membres ajoutés, cliquez sur Enregistrer et fermer.
Utiliser le groupe dans un e-mail
Maintenant, l’utilisation est enfantine. Lors de la rédaction d’un nouvel e-mail, commencez à taper le nom de votre groupe (ex: « Equipe Projet… ») dans le champ À. Outlook va le reconnaître et l’insérer.
L’astuce en plus : Vous verrez un petit signe + (plus) à côté du nom du groupe. Si vous cliquez dessus, le groupe va « s’étendre » et afficher toutes les adresses e-mail individuelles de la liste. C’est extrêmement utile si, pour cet e-mail en particulier, vous voulez retirer une personne de la liste sans avoir à créer un nouveau groupe ou à l’exclure définitivement.
Mise à jour et maintenance
Un groupe de contacts nécessite un minimum d’entretien. Si un membre quitte l’équipe ou le projet, pensez à aller dans la vue Contacts, double-cliquer sur le groupe, et utiliser le bouton Supprimer le membre.
Note : Si vous avez besoin d’une liste de distribution pour toute votre entreprise (ex: « Tous les employés »), cela doit généralement être créé par votre administrateur Microsoft 365 (Groupes Microsoft 365 ou Listes de distribution globales). Les groupes de contacts personnels sont, comme leur nom l’indique, pour votre usage exclusif.
Conclusion : Créer des groupes de contacts
Les groupes de contacts personnels sont un petit investissement initial de quelques minutes qui garantit par la suite une communication rapide, sans effort et surtout, exhaustive.