Casser les silos entre messagerie et chat
Envoyer un lien : Combien de fois avez-vous lu un e-mail, fait une capture d’écran, et l’avez envoyée sur Microsoft Teams pour demander l’avis d’un collègue (« Tu as vu ce que le client vient de répondre ? ») ? Ou pire, transféré l’e-mail avec juste « Pour info », créant un fil de discussion lent et asynchrone pour une conversation qui aurait dû être rapide.
Microsoft a enfin brisé la barrière entre l’e-mail (asynchrone) et la messagerie instantanée (synchrone) avec le bouton Partager dans Teams.
Comment envoyer un e-mail dans une conversation Teams ?
Cette fonctionnalité est native dans les versions récentes d’Outlook 365 (sur PC et sur le Web) :
- Sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez discuter.
- Dans le ruban (onglet Accueil), regardez complètement à droite et cliquez sur l’icône violette Partager dans Teams.
- Une fenêtre pop-up s’ouvre, superposée à Outlook.
- Dans la barre de recherche, tapez le nom du collègue (pour un chat privé) ou le nom du Canal de votre équipe (ex: « Projet Alpha – Général »).
- Vous pouvez ajouter un petit commentaire personnel au-dessus (« Regardez le budget proposé par le fournisseur… »).
- Cliquez sur Partager.
Que se passe-t-il dans Teams ?
L’e-mail entier, avec sa mise en forme et (optionnellement) ses pièces jointes, apparaît comme un bloc de carte esthétique dans le chat Teams. Vos collègues peuvent le lire directement dans l’interface Teams sans avoir à ouvrir Outlook. Ils peuvent ensuite lancer un fil de réponses (Reply) sous cette carte pour en discuter en temps réel.
Pourquoi est-ce une révolution pour la productivité ?
- Baisse du volume d’e-mails : Vous supprimez tous les transferts « Pour avis » et les réponses de type « Ok, on fait comme ça ».
- Vitesse de décision : Les discussions autour de l’e-mail se font en temps réel sur Teams.
- Centralisation : L’e-mail externe du client devient le point de départ d’une discussion interne dans le bon canal de projet, où tout l’historique est conservé.
Conclusion : Envoyer un lien
Le bouton « Partager dans Teams » est la passerelle parfaite entre le monde extérieur (le client envoie un e-mail) et le monde intérieur de l’entreprise (l’équipe en discute sur Teams). C’est un réflexe à adopter d’urgence.