L’invasion des courriers légitimes mais non prioritaires
Gérer les abonnements aux newsletters : nous nous abonnons tous à des newsletters de notre secteur d’activité, à des alertes de médias ou à des notifications d’outils logiciels (Trello, Jira, etc.). Ces e-mails ne sont pas des spams, ils sont légitimes, mais ils noient complètement la communication humaine dans la boîte de réception. S’ils arrivent à 9h du matin en même temps qu’un e-mail urgent de votre patron, la surcharge cognitive est garantie.
L’erreur de la règle par expéditeur
La réaction classique est de créer une règle pour chaque newsletter : « Si le message vient de ‘Journal A’, le déplacer dans le dossier ‘Veille' ». Le problème, c’est que vous allez devoir créer et maintenir 50 règles différentes. Et le jour où vous vous abonnez au ‘Journal B’, il pollue de nouveau votre boîte de réception.
La règle universelle « Se désabonner »
Voici l’astuce secrète des Power Users. La loi (et le bon sens technique) oblige tous les expéditeurs de newsletters commerciales ou d’alertes automatisées à inclure un lien de désinscription en bas de leurs e-mails.
Nous allons utiliser ce point commun pour créer une règle unique qui capturera 95% des newsletters !
- Créez un dossier appelé « À lire plus tard » ou « Newsletters ».
- Allez dans l’onglet Accueil > Règles > Gérer les règles > Nouvelle règle.
- Choisissez Appliquer la règle aux messages que je reçois.
- Dans les conditions, cochez contenant des mots spécifiques dans le corps du message.
- Cliquez sur les mots spécifiques et tapez les termes suivants (ajoutez-les un par un) :
se désabonner,désinscription,unsubscribe,opt-out. - Dans l’étape suivante, choisissez l’action le déplacer vers le dossier spécifié et sélectionnez votre dossier « À lire plus tard ».
Les exceptions nécessaires
Il y a un petit piège : parfois, un client humain met « Pour vous désabonner de ma liste, répondez stop » dans sa propre signature manuelle. Pour éviter que ses e-mails normaux n’aillent dans le dossier des newsletters, ajoutez une exception à votre règle : sauf s’il est envoyé directement à moi (ou sauf si mon nom figure dans la zone À).
Le nouveau rituel de lecture
Votre boîte de réception est désormais sanctuarisée pour les humains. Toutes les newsletters sont silencieusement aspirées dans le dossier « À lire plus tard ». Vous pouvez aller consulter ce dossier quand vous le décidez (par exemple le vendredi après-midi pendant votre temps de veille), et non pas quand l’expéditeur a décidé de vous l’envoyer.
Conclusion : Gérer les abonnements aux newsletters
Une seule règle intelligente basée sur les mentions légales de désinscription suffit pour nettoyer la majorité du « bruit » gris de votre boîte de réception.