Retrouver le contexte en un clin d’œil
Vous recevez un e-mail d’un ancien client qui vous dit : « Pouvez-vous me renvoyer la proposition dont nous avions parlé l’année dernière ? ». Votre premier réflexe est d’utiliser la barre de recherche globale et de taper son nom pour essayer de retrouver l’historique. C’est long et souvent laborieux. Le « Volet des personnes » (People Pane) automatise cette recherche contextuelle.
Activer le Volet des personnes (Connecteur Social)
Cette fonctionnalité, souvent masquée par défaut dans les nouvelles interfaces pour gagner de la place, est un joyau caché d’Outlook :
- Allez dans l’onglet Affichage.
- Cherchez le bouton Volet des personnes (dans la section Volet).
- Sélectionnez Normal.
Un nouveau panneau va s’ouvrir tout en bas du volet de lecture de vos e-mails.
Comment utiliser cet historique instantané ?
Maintenant, cliquez sur n’importe quel e-mail de votre client. Le Volet des personnes en bas de l’écran se met à jour instantanément. Il est divisé en plusieurs onglets :
- Onglet Courrier : Affiche la liste chronologique de tous les e-mails que vous avez jamais échangés avec cette personne spécifique, classés du plus récent au plus ancien, quel que soit le dossier où ils sont rangés.
- Onglet Pièces jointes (le plus puissant) : Affiche toutes les pièces jointes (fichiers Word, Excel, PDF) que cette personne vous a envoyées ou que vous lui avez envoyées. C’est la méthode la plus rapide pour retrouver la fameuse « proposition de l’année dernière » !
- Onglet Réunions : Montre toutes les invitations de calendrier partagées avec cette personne.
Le mini-CRM intégré
Comme évoqué dans un précédent article, ce volet transforme chaque contact en un dossier client instantané. Plus besoin de chercher, Outlook agrège toute la relation que vous avez avec une personne autour de la simple sélection de son dernier e-mail.
Conclusion
Le Volet des personnes est la fonction de recherche la plus contextuelle et la plus rapide d’Outlook. L’activer en bas de votre écran vous fera gagner plusieurs minutes de fouille chaque fois que vous devrez « reprendre le fil » avec un correspondant.