Le juste milieu entre transparence et vie privée
Définir des permissions de calendrier : dans de nombreuses entreprises, les calendriers sont partagés par défaut pour afficher la disponibilité (« Libre/Occupé »), ce qui permet à l’Assistant de Planification de fonctionner. Mais souvent, l’équipe rapprochée (votre département ou vos collaborateurs directs) a besoin d’en savoir plus. Ils ont besoin de savoir où vous êtes et sur quoi vous travaillez, sans pour autant avoir le droit de modifier votre agenda (comme le ferait une assistante). C’est là que les permissions fines entrent en jeu.
Partager son calendrier avec son équipe
Pour ajuster les niveaux de visibilité, vous devez inviter spécifiquement vos collègues :
- Basculez sur l’onglet Calendrier.
- Dans le ruban (onglet Accueil), cliquez sur Partager le calendrier.
- Si vous avez plusieurs calendriers, sélectionnez le principal.
- Une fenêtre de Propriétés s’ouvre sur l’onglet « Autorisations ».
- Cliquez sur Ajouter… et sélectionnez les membres de votre équipe.
Les niveaux de permission expliqués
Une fois la personne ajoutée, cliquez sur son nom dans la liste et regardez la section Autorisations (ou Niveau d’autorisation) en bas.
- Disponibilité uniquement (Défaut) : La personne voit des blocs colorés avec écrit « Occupé ». Elle ne voit ni le titre, ni le lieu de la réunion.
- Titres et lieux : C’est le niveau recommandé pour les collègues directs. Ils voient « Réunion Client Dupont en Salle A ». Ils savent donc pourquoi vous êtes indisponible, ce qui évite les dérangements inutiles.
- Tous les détails : La personne voit le titre, le lieu, ET le contenu du corps de l’invitation (les ordres du jour, les liens Teams, les fichiers joints). À réserver à votre manager ou votre binôme de travail.
- Éditeur / Délégué : (Vu dans un article précédent). La personne peut créer, modifier et supprimer vos événements.
Le pouvoir de l’option « Privé » (Le cadenas)
Même si vous avez donné la permission « Tous les détails » à votre équipe, vous conservez votre jardin secret. Lorsque vous créez un rendez-vous (médecin, entretien, pause personnelle), cliquez sur l’icône Privé (le petit cadenas) dans le ruban de l’événement.
Quelle que soit la permission que vous avez accordée à vos collègues, un événement « Privé » s’affichera toujours chez eux comme un simple bloc nommé « Rendez-vous privé », garantissant votre confidentialité.
Conclusion : Définir des permissions de calendrier
Ajuster les permissions de votre calendrier crée un climat de confiance et de transparence dans l’équipe, réduit les e-mails du type « Tu fais quoi à 14h ? », tout en préservant fermement le contrôle sur vos informations personnelles.