Modifier l’affichage des tâches pour se concentrer sur l’essentiel dans Outlook 365

Une liste, pas un fourre-tout

Modifier l’affichage des tâches : le module Tâches d’Outlook est un outil robuste, mais son affichage par défaut est souvent son pire ennemi. Par défaut, Outlook affiche une « Liste détaillée » ou une liste « Simple » qui empile absolument TOUTES les tâches que vous n’avez pas encore terminées, y compris celles prévues pour dans 6 mois ou celles qui n’ont même pas de date. Face à une liste de 150 items, la paralysie guette.

La règle d’or : Filtrer par date d’échéance

Pour redevenir productif, vous devez cacher ce qui n’est pas urgent. Le but est de ne voir que ce que vous pouvez humainement accomplir dans les prochains jours.

1. Basculez sur l’onglet Tâches (l’icône d’encoche en bas à gauche).
2. Dans le ruban, allez dans l’onglet Affichage.
3. Dans le groupe Affichage actuel, cliquez sur Changer l’affichage.
4. Sélectionnez Aujourd’hui ou Les 7 prochains jours.

Soudain, votre liste passe de 150 éléments à 5. La charge mentale s’effondre, et vous savez exactement par où commencer votre journée.

Personnaliser les colonnes de la liste de tâches

Si vous choisissez de garder la liste « Simple », vous pouvez l’améliorer considérablement en ajoutant des colonnes pertinentes :

1. Restez dans l’onglet Affichage et cliquez sur Paramètres d’affichage > Colonnes…
2. Ajoutez la colonne Catégories : Si vous avez coloré vos tâches par projet (Bleu = Client X, Vert = Administratif), cette colonne vous permettra de regrouper visuellement les tâches de même nature.
3. Ajoutez la colonne Dans le dossier : Très utile si certaines de vos tâches sont en réalité des e-mails marqués d’un drapeau (Indicateur de suivi). Cela vous indique dans quel dossier l’e-mail d’origine est rangé.

Utiliser le regroupement (Grouping)

Si vous êtes adepte de la méthode « Travailler par lots » (Batching), le regroupement est votre meilleur outil. Dans l’onglet Affichage, dans la section Réorganisation, choisissez de grouper par Catégories ou par Date d’échéance.

Outlook créera des « tiroirs » (des blocs extensibles) pour vos tâches. Vous pourrez ainsi fermer le tiroir « Administratif » pour ne laisser ouvert que le tiroir « Projet Alpha » et vous concentrer à 100% dessus.

Conclusion : Modifier l’affichage des tâches

L’efficacité d’un gestionnaire de tâches ne réside pas dans sa capacité à stocker des centaines d’actions, mais dans sa capacité à les masquer pour ne vous montrer que ce qui est pertinent à l’instant T. Jouez avec les vues d’Outlook pour reprendre le contrôle.

Pour aller plus loin : Modifier l'affichage des tâches

• L'intégration de Microsoft To Do avec Outlook 365 : La nouvelle ère des tâches
• L'historique des versions pour les pièces jointes OneDrive dans Outlook 365
• Les options de récupération d'éléments supprimés (Corbeille) dans Outlook 365
• Partager un dossier de messagerie complet avec un collègue dans Outlook 365