Quand le transfert ne suffit plus
Partager un dossier de messagerie : Imaginons la situation : un nouveau collègue rejoint votre équipe pour vous aider sur le « Projet Alpha ». Depuis six mois, vous avez classé une centaine d’e-mails importants relatifs à ce projet dans un sous-dossier spécifique. Allez-vous transférer ces 100 e-mails un par un au nouveau venu ? Non. Vous pouvez partager le dossier entier, tout comme on partage un dossier de fichiers sous Windows.
Étape 1 : Partager la « Racine » de votre boîte
C’est une spécificité technique d’Outlook : pour qu’un collègue puisse voir un de vos sous-dossiers, il doit d’abord avoir le droit de « traverser » la racine de votre boîte aux lettres.
- Faites un clic droit sur votre adresse e-mail tout en haut du volet de navigation (la racine).
- Sélectionnez Autorisations de partage de dossier.
- Cliquez sur Ajouter et sélectionnez votre collègue.
- Dans la section Niveau d’autorisation, choisissez Relecteur (Reviewer) ou assurez-vous simplement que la case « Dossier visible » est cochée. Ne lui donnez pas de droits de lecture ou de suppression ici !
Étape 2 : Partager le sous-dossier spécifique
Maintenant, descendez jusqu’à votre sous-dossier « Projet Alpha ».
- Faites un clic droit sur « Projet Alpha » et sélectionnez Propriétés > Autorisations.
- Ajoutez à nouveau votre collègue.
- Cette fois, donnez-lui le niveau Relecteur (s’il doit juste lire les e-mails) ou Éditeur (s’il doit pouvoir y classer ses propres e-mails ou supprimer des éléments).
Étape 3 : L’ajout par le collègue
De son côté, le dossier n’apparaîtra pas tout seul par magie. Votre collègue doit l’ajouter :
- Il doit aller dans Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte.
- Sélectionner son adresse et cliquer sur Modifier > Paramètres supplémentaires > Avancé.
- Cliquer sur Ajouter et taper votre nom.
Votre boîte aux lettres apparaîtra en bas de son volet de navigation. Mais en la déroulant, il ne verra PAS vos autres e-mails personnels. Il ne verra QUE le dossier « Projet Alpha » que vous avez explicitement partagé.
L’alternative : Les Groupes Microsoft 365
Si cette méthode technique vous rebute, la solution moderne pour les nouveaux projets est de créer un Groupe Microsoft 365 (qui vient avec une adresse e-mail de groupe partagée, un espace SharePoint et un canal Teams). C’est beaucoup plus simple à gérer sur le long terme pour le travail d’équipe.
Conclusion : Partager un dossier de messagerie
Le partage de dossier permet une transmission de connaissances (onboarding) massive et immédiate. C’est l’outil parfait pour mettre à niveau un nouveau membre de l’équipe sur l’historique complet d’un dossier sans spammer sa boîte de réception.