Le problème du « Qui a modifié quoi ? »
L’historique des versions : dans l’article 31, nous avons vanté les mérites de l’envoi de fichiers volumineux sous forme de « Lien OneDrive » plutôt que de pièces jointes physiques. Cela permet la co-édition en temps réel. Mais une question légitime se pose : « Si j’envoie ce lien à cinq personnes, et que quelqu’un efface par erreur le paragraphe crucial de mon document Word, comment puis-je le récupérer sans avoir de version de sauvegarde sur mon PC ? »
La réponse réside dans une fonctionnalité surpuissante de OneDrive : L’historique des versions (Version History).
Une sécurité intégrée et silencieuse
Lorsque vous partagez un document (Word, Excel, PowerPoint) via un lien Outlook lié à OneDrive ou SharePoint, le système cloud enregistre silencieusement une nouvelle version du document à chaque fois qu’une modification est apportée, et ce, de manière totalement automatique. Il n’y a plus besoin de faire des « Enregistrer sous V1, V2, V3 ».
Comment restaurer une ancienne version ?
Si la catastrophe se produit (un collègue a trié de travers votre tableau Excel et l’a enregistré), pas de panique :
- Ouvrez le fichier corrompu (soit depuis le lien de votre e-mail envoyé, soit directement depuis votre dossier OneDrive sur votre ordinateur).
- Dans Word/Excel de bureau : Allez dans Fichier > Informations, puis cliquez sur Historique des versions. Un panneau latéral s’ouvrira, listant toutes les sauvegardes automatiques avec l’heure et le nom de la personne ayant fait la modification. Cliquez sur « Ouvrir la version » pour la consulter, puis sur « Restaurer » pour écraser la version corrompue.
- Sur le Web (OneDrive en ligne) : Faites un clic droit sur le fichier, sélectionnez Historique des versions. Vous verrez une interface temporelle vous permettant de revenir dans le temps à n’importe quelle minute précise des 30 derniers jours !
Comparer avant de restaurer
Dans Word spécifiquement, vous avez même la possibilité de Comparer (Compare) l’ancienne version avec la version actuelle avant de la restaurer. Word utilisera son outil de révision (avec les ratures rouges) pour vous montrer exactement ce que votre collègue a ajouté ou supprimé par rapport à votre version de la veille.
Conclusion : L’historique des versions
La peur de perdre des données est le principal frein au travail collaboratif sur le Cloud. L’historique des versions de OneDrive, intimement lié au partage de liens Outlook, est votre filet de sécurité absolu. Vous pouvez désormais partager vos documents en toute sérénité.