Cas d’usage 12 : Saisie des feuilles de temps et contrôle de cohérence sous Excel 365

L’enjeu de la saisie des temps en gestion de projet

Saisie des feuilles de temps : la saisie des heures (Timesheets) est indispensable pour calculer le coût réel des projets et valider la rentabilité des missions. Cependant, si le modèle de saisie est mal conçu, les collaborateurs saisissent des nombres négatifs, des heures irréalistes (ex: 350h par jour) ou oublient de préciser le code projet. Excel 365 permet de construire une feuille de temps intelligente et étanche.

Étape 1 : Structurer la feuille de saisie journalière

Créez un tableau avec les colonnes suivantes : Date, Code_Projet, Tâche, Heure_Début, Heure_Fin, Pause_Déjeuner, Heures_Nettes.

Étape 2 : Sécuriser la saisie avec des règles de validation

1. Sélection du projet : Pour la colonne Code_Projet, appliquez une validation de données basée sur une liste déroulante référençant le portefeuille de projets actifs (=Tbl_Projets[Code]).
2. Contrôle de cohérence horaire : Pour la colonne Heure_Fin, appliquez une validation par formule afin d’interdire une heure de fin antérieure à l’heure de début :

   = E2 > D2

3. Plafond journalier : Empêchez la saisie d’un total d’heures nettes supérieur à 12h par jour.

Étape 3 : Calculer automatiquement les heures nettes et supplémentaires

Dans la colonne Heures_Nettes, insérez la formule :

= (Heure_Fin - Heure_Début) * 24 - Pause_Déjeuner

Pour différencier les heures normales des heures supplémentaires (au-delà de 7h/jour), utilisez LET :

=LET(
   TotalHeures; [@[Heures_Nettes]];
   HeuresNormales; MIN(7; TotalHeures);
   HeuresSup; MAX(0; TotalHeures - 7);
   HeuresSup
)

Étape 4 : Détection automatique des oublis de saisie avec la fonction ASSEMBLE.H / ASSEMBLE.V

Pour le PMO, créez un rapport synthétique identifiant les jours ouvrés non complétés à l’aide des nouvelles fonctions de manipulation de tableaux dynamiques d’Excel 365.

Conclusion : Saisie des feuilles de temps

Une feuille de temps bien verrouillée et automatisée sous Excel 365 réduit le temps de validation des responsables et garantit la fiabilité des données financières du projet.

Pour aller plus loin : Saisie des feuilles de temps

• Cas d'usage 13 : Cartographie des compétences et staffing de projets sous Excel 365
• Cas d'usage 14 : Tableau de bord de gestion de portefeuille de projets (PPM) sur Excel 365
• Cas d'usage 15 : Pilotage de la recette projet (UAT) et validation des livrables sur Excel 365
• Cas d'usage 16 : Modélisation financière et amortissement de prêts pour projets sous Excel 365