Le fléau de la « Copie Conforme » (Cc)
Configurer des règles : dans de nombreuses cultures d’entreprise, la règle tacite est de mettre le maximum de personnes en copie (Cc) « pour information » ou « pour se couvrir ». Résultat : votre boîte de réception est saturée à 60% d’e-mails sur lesquels vous n’avez aucune action directe à entreprendre, et qui ne nécessitent pas votre attention immédiate.
Séparer le « Pour action » du « Pour information »
La règle de tri la plus puissante que vous pouvez mettre en place dans Outlook 365 est celle qui sépare les e-mails qui vous sont directement adressés de ceux où vous êtes simplement un spectateur.
Comment créer cette règle vitale :
- Créez d’abord un nouveau dossier sous votre Boîte de réception, et nommez-le @Cc (Pour Info) (le symbole @ permet de le faire remonter tout en haut de la liste alphabétique).
- Allez dans l’onglet Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.
- Cliquez sur Nouvelle règle.
- Choisissez Appliquer la règle aux messages que je reçois et cliquez sur Suivant.
- Cochez la condition Où mon nom figure dans la zone Cc. Cliquez sur Suivant.
- Cochez l’action le déplacer vers le dossier spécifié.
- Cliquez sur le mot souligné « spécifié » en bas, et sélectionnez votre dossier « @Cc (Pour Info) ».
- Cliquez sur Terminer.
Comment gérer ce nouveau flux ?
Désormais, votre Boîte de réception principale sera radicalement purifiée. Vous n’y trouverez que les e-mails envoyés à votre attention directe (dans le champ À). C’est votre zone de travail prioritaire.
Le dossier « @Cc (Pour Info) », quant à lui, accumulera les e-mails secondaires en arrière-plan. Ne regardez pas ce dossier en permanence. Consacrez-lui un bloc de temps de 15 minutes en fin de journée (ou le vendredi après-midi) pour « scanner » rapidement les objets en diagonale et archiver en masse. Si quelque chose était vraiment urgent, l’expéditeur aurait dû vous mettre dans le champ « À ».
Conclusion : Configurer des règles
Cette simple règle de filtrage a sauvé la santé mentale de milliers de cadres. Elle restaure le véritable objectif de la boîte de réception : être un centre d’action, et non un simple mur d’affichage d’informations globales.