Au-delà du simple drapeau rouge
Utiliser les indicateurs de suivi (Flags) : tout le monde connaît le petit drapeau rouge qui apparaît à droite d’un e-mail lorsqu’on le survole avec la souris. Un clic permet de le marquer pour le traiter plus tard. Mais si vous marquez 50 e-mails d’un drapeau rouge, ils se noient dans une mer de priorités identiques. Outlook propose un système beaucoup plus fin : les indicateurs de suivi (Flags) avec des échéances temporelles.
Le clic droit magique sur le drapeau
La prochaine fois que vous voulez marquer un e-mail, ne faites pas un simple clic gauche sur le drapeau. Faites un clic droit. Un menu déroulant s’ouvrira, révélant la véritable dimension de cet outil de gestion du temps :
- Aujourd’hui : L’e-mail doit être traité avant de quitter le bureau ce soir.
- Demain : Pas urgent, mais à traiter dans les prochaines 24h.
- Cette semaine : À garder sous le coude pour votre session de travail du vendredi.
- La semaine prochaine : Idéal pour les relances à faire plus tard.
- Aucune date : Un signet classique, sans notion d’urgence.
- Personnalisé : Pour définir une date de début, une date d’échéance et même un rappel sonore précis.
Où retrouver ces e-mails marqués ?
Le problème de marquer des e-mails est qu’ils peuvent se perdre au fil de l’arrivée de nouveaux messages. Pour tirer parti des indicateurs, il faut utiliser la Barre des tâches (To-Do Bar).
- Allez dans l’onglet Affichage.
- Cliquez sur Barre des tâches, puis sélectionnez Tâches.
Un panneau latéral droit apparaîtra en permanence dans votre interface Outlook. Il affichera tous vos e-mails marqués par le drapeau rouge, regroupés intelligemment : « Aujourd’hui », « Demain », « La semaine prochaine ». C’est votre liste de travail priorisée, toujours sous les yeux.
Marquer comme terminé
Une fois l’action réalisée, ne supprimez pas l’e-mail si vous devez l’archiver. Faites simplement un clic sur le drapeau rouge. Il se transformera en une coche verte (Terminé), et l’e-mail disparaîtra de votre Barre des tâches. La satisfaction psychologique de « cocher » cette tâche est un excellent moteur de productivité.
Conclusion : Utiliser les indicateurs de suivi (Flags)
Le clic droit sur l’indicateur de suivi transforme un simple système de signets en un véritable outil de planification temporelle à court et moyen terme.