Le piège des réunions internationales
Gérer efficacement plusieurs : avec le travail à distance, il est de plus en plus courant de collaborer avec des équipes ou des clients situés sur d’autres continents. Organiser une réunion sans prendre en compte le fuseau horaire de ses interlocuteurs est la recette parfaite pour un rendez-vous raté. Heureusement, Outlook 365 propose des outils natifs pour vous éviter ces calculs mentaux fastidieux.
Afficher plusieurs fuseaux horaires dans le calendrier
Vous avez des correspondants réguliers à New York ou à Tokyo ? Affichez leur heure directement à côté de la vôtre dans votre calendrier quotidien ou hebdomadaire.
- Allez dans Fichier > Options > Calendrier.
- Descendez jusqu’à la section Fuseaux horaires.
- Cochez la case Afficher un deuxième fuseau horaire (vous pouvez même en afficher un troisième).
- Sélectionnez la région correspondante et donnez-lui une étiquette courte (ex: « NY » ou « Japon »).
Maintenant, l’axe vertical de votre calendrier affichera plusieurs colonnes d’heures. Vous saurez d’un seul coup d’œil si 14h chez vous correspond à une heure décente pour votre collègue.
Planifier une réunion sur un fuseau horaire spécifique
Lorsque vous créez une invitation de calendrier, vous pensez généralement dans votre propre fuseau horaire. Mais si vous organisez un événement qui a lieu localement ailleurs (un salon professionnel à Londres, par exemple), il est préférable de le créer dans le fuseau horaire de destination.
Dans la fenêtre de création de l’événement, cliquez sur le bouton Fuseaux horaires dans le ruban. Deux nouvelles listes déroulantes apparaîtront à côté des heures de début et de fin. Vous pourrez ainsi définir que l’événement commence à « 9:00 heure de Londres ». Outlook convertira automatiquement cette heure pour tous les participants selon leur position géographique, y compris pour vous.
Conclusion : Gérer efficacement plusieurs
La gestion des fuseaux horaires ne doit plus être une source de stress. En configurant correctement votre affichage et en utilisant les options de planification avancées d’Outlook, vous montrez du respect pour le temps de vos collaborateurs internationaux et vous assurez une présence optimale à toutes vos réunions.