Le chaos des conversations à rallonge
Nettoyer sa boîte de réception : vous partez en vacances quelques jours et à votre retour, c’est le drame : un e-mail a déclenché une chaîne de 25 réponses entre 5 collègues. Faut-il lire le premier e-mail, puis le deuxième, puis le troisième ? C’est le meilleur moyen de perdre 30 minutes à reconstituer l’historique d’une discussion. Heureusement, Outlook 365 dispose d’un outil méconnu : le nettoyage de conversation (Clean Up Conversation).
Comment fonctionne le nettoyage de conversation ?
L’outil de nettoyage analyse le contenu des e-mails faisant partie d’un même fil (thread). Il part du principe que si le dernier e-mail de la chaîne contient l’intégralité de l’historique des échanges précédents (dans les blocs de citation en bas), alors les e-mails intermédiaires sont redondants et inutiles.
D’un seul clic, Outlook va déplacer tous ces messages redondants vers le dossier Éléments supprimés (ou un autre dossier de votre choix), ne laissant dans votre boîte de réception que les messages originaux ou ceux contenant des pièces jointes exclusives.
Comment l’utiliser ?
C’est très simple :
- Sélectionnez un e-mail faisant partie d’une longue conversation.
- Dans l’onglet Accueil, repérez le bouton Nettoyer (l’icône ressemble souvent à une enveloppe avec une petite croix ou un balai).
- Cliquez sur le menu déroulant. Vous avez trois choix :
- Nettoyer la conversation : Agit uniquement sur le fil sélectionné.
- Nettoyer le dossier : Analyse et nettoie TOUTES les conversations du dossier actuel. Pratique pour le grand ménage de printemps !
- Nettoyer le dossier et les sous-dossiers : Encore plus radical.
Précautions et réglages
Outlook est intelligent : par défaut, il ne supprimera jamais un e-mail non lu, catégorisé, avec un indicateur de suivi, ou contenant une pièce jointe qui n’a pas été incluse dans les réponses suivantes. Vous ne risquez donc pas de perdre des données importantes.
Vous pouvez personnaliser ce comportement en allant dans Fichier > Options > Courrier > Nettoyage de conversation pour définir exactement ce qui doit être ignoré lors du nettoyage.
Conclusion : Nettoyer sa boîte de réception
Après une période d’absence ou face à une boîte de réception encombrée, le nettoyage de conversation est votre première ligne de défense. Il peut littéralement faire disparaître des centaines d’e-mails inutiles en une seconde, vous permettant de voir clairement ce qui reste à traiter.