Le combat pour le temps de concentration
Bloquer du temps automatiquement : dans l’univers professionnel moderne, si un espace est vide dans votre calendrier, quelqu’un s’empressera de le remplir avec une réunion. Conséquence : vous passez vos journées en appels et réunions, et vous devez faire votre « vrai » travail (analyse, rédaction, conception) tôt le matin, tard le soir ou le week-end. C’est l’autoroute vers l’épuisement professionnel (burn-out).
Pour contrer cela, Microsoft a intégré Viva Insights (anciennement MyAnalytics) directement dans Outlook 365 pour vous aider à défendre votre temps de concentration.
Qu’est-ce que Viva Insights ?
Viva Insights est une intelligence artificielle qui analyse discrètement la façon dont vous travaillez : à quelle vitesse vous répondez aux e-mails, avec qui vous passez le plus de temps en réunion, et surtout, combien de temps ininterrompu il vous reste pour vous concentrer.
Vous pouvez trouver l’icône Viva Insights dans le ruban d’Outlook (onglet Accueil). En cliquant dessus, un panneau latéral s’ouvrira, agissant comme votre coach personnel de productivité.
L’arme absolue : La planification du temps de concentration (Focus Time)
Plutôt que d’essayer de bloquer manuellement des trous dans votre agenda de manière aléatoire, Viva Insights vous propose un plan de concentration.
- Dans le panneau Viva Insights, cherchez la carte Réserver du temps pour vous concentrer (Book focus time).
- L’outil a analysé votre calendrier des deux prochaines semaines et identifié les meilleurs créneaux ininterrompus de 1 à 2 heures.
- Cliquez simplement sur le bouton Réserver pour chaque créneau proposé.
Outlook va alors créer automatiquement des événements nommés « Temps de concentration » dans votre calendrier. Pendant ces créneaux, votre statut sur Teams passera en Ne pas déranger, et les notifications d’Outlook seront mises sous silence. Vous êtes protégé dans une bulle de productivité.
Les autres super-pouvoirs de Viva Insights
Au-delà du Focus Time, Insights peut également :
- Vous rappeler de répondre à des e-mails importants que vous auriez peut-être oubliés.
- Préparer vos réunions en rassemblant les documents liés.
- Vous suggérer de définir un temps de « trajet virtuel » (Virtual Commute) en fin de journée pour clore vos tâches et déconnecter psychologiquement, même si vous êtes en télétravail.
Conclusion : Bloquer du temps automatiquement
Votre temps est votre ressource la plus précieuse. En utilisant Viva Insights dans Outlook 365 pour sanctuariser automatiquement des blocs de travail profond, vous passez d’une posture réactive (subir son agenda) à une posture proactive (maîtriser son temps).