Vos cordes vocales sont plus rapides que vos doigts
La vitesse de frappe moyenne sur un clavier est d’environ 40 à 50 mots par minute. En revanche, le débit de parole moyen se situe entre 120 et 150 mots par minute. Si vous avez de longs e-mails à rédiger, une synthèse de réunion à envoyer, ou si vous souffrez de fatigue musculaire aux poignets (TMS), la fonction de Dictée vocale d’Outlook 365 est une véritable révolution.
Comment activer et utiliser la dictée ?
La technologie de reconnaissance vocale de Microsoft a fait des pas de géant ces dernières années, propulsée par l’intelligence artificielle du Cloud.
- Ouvrez un nouvel e-mail.
- Assurez-vous que votre microphone est branché ou activé.
- Dans l’onglet Message, regardez complètement à droite du ruban et cliquez sur le bouton Dicter (l’icône d’un petit microphone).
- Un petit panneau avec un point rouge apparaît. Commencez à parler naturellement.
Vous verrez les mots s’afficher à l’écran avec un très léger décalage. L’outil est suffisamment intelligent pour comprendre le contexte et corriger de lui-même l’orthographe grammaticale au fur et à mesure de votre phrase.
La ponctuation : mode d’emploi
Pour que votre e-mail soit lisible, vous devez dicter la ponctuation. C’est une habitude à prendre. Dites simplement à haute voix :
- « Bonjour Thomas virgule à la ligne«
- « Voici le compte rendu de la réunion point«
- « Peux-tu me renvoyer le fichier point d’interrogation«
- « Nouveau paragraphe«
Astuce : Microsoft a récemment ajouté une fonctionnalité de ponctuation automatique. Cliquez sur l’icône des paramètres (la roue crantée) à côté du microphone et cochez « Activer la ponctuation automatique ». Le système essaiera de placer les points et les virgules en analysant vos pauses et l’intonation de votre voix.
Pour qui est-ce fait ?
La dictée vocale est parfaite pour formuler un « premier jet ». C’est un excellent remède contre le syndrome de la page blanche face à un e-mail difficile à formuler. Parlez pour jeter vos idées sur « le papier », puis utilisez votre clavier pour relire, corriger et peaufiner la mise en forme finale avant l’envoi.
Conclusion : Dictée vocale
Donnez une chance à la dictée vocale. Après une courbe d’apprentissage de quelques jours pour s’habituer à énoncer la ponctuation, vous réaliserez que c’est l’un des moyens les plus reposants et rapides pour rédiger du contenu long dans Outlook.
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