Mettre fin aux e-mails « Merci » ou « Bien reçu »
Utiliser les mentions : l’une des principales causes de la surcharge des boîtes de réception (le fameux « infobésité ») est l’e-mail de pure courtoisie. Un collègue vous envoie un document. Pour être poli et lui confirmer que vous l’avez bien eu, vous répondez « Merci, bien reçu ! ». Résultat : une notification de plus, un e-mail à classer, du temps perdu. Pour résoudre ce problème hérité de l’ère du papier, Microsoft a intégré une mécanique issue des réseaux sociaux : le bouton « J’aime » (Thumbs Up).
Comment ça marche ?
Cette fonctionnalité est souvent plus visible dans Outlook sur le Web, mais elle est également présente (et de plus en plus mise en avant) dans l’application de bureau Outlook 365.
Lorsqu’un collègue vous envoie un message :
- Regardez dans l’en-tête de l’e-mail, près des boutons Répondre/Transférer.
- Vous verrez une petite icône en forme de pouce levé.
- Cliquez dessus.
C’est tout. L’icône se colore. Vous n’avez pas envoyé de nouvel e-mail, vous n’avez pas encombré la boîte de réception de l’expéditeur.
Que voit l’expéditeur ?
L’expéditeur du message original recevra une notification (souvent intégrée au Centre de notifications de Windows ou à la cloche de notification d’Outlook) lui indiquant : « Jean Dupont a aimé votre message : Envoi du rapport ». De plus, s’il regarde l’e-mail dans sa boîte d’Éléments envoyés, il verra l’icône du pouce avec un compteur indiquant le nombre de « J’aime » reçus (très pratique pour un e-mail envoyé à une équipe de 10 personnes pour s’assurer que l’information a été lue et approuvée).
Un changement de culture d’entreprise
L’utilisation du bouton « J’aime » n’est pas seulement technique, c’est un changement de culture qu’il faut insuffler dans votre équipe. Il faut se mettre d’accord sur sa signification.
Dans un contexte professionnel, un « J’aime » sur Outlook ne signifie pas « J’adore émotionnellement ce message ». Il signifie :
- « Bien reçu » (Accusé de réception informel).
- « Je valide » (Approbation rapide d’une petite décision).
- « C’est noté » (Fin de la conversation, pas besoin d’ajouter autre chose).
Conclusion : Utiliser les mentions
Le bouton « J’aime » est l’arme fatale contre la pollution numérique interne. En l’adoptant, vous pouvez réduire de 10 à 20% le volume global d’e-mails circulant dans votre équipe, tout en conservant la courtoisie et la validation nécessaires au bon fonctionnement des projets.